حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحث عن فرصة عملية مميزة في مجال المساندة الإدارية وتحب الاعتماد عليك في التفاصيل المهمة؟ لدينا وظيفة مساعد شخصي (Personal Assistant) بمستوى عال من الاحترافية والانضباط لدى شركة تهتم ببيئة العمل الإيجابية في قلب منطقة الجرف 2، عجمان. إذا كنت تمتلك دراية جيدة بالقوانين المحلية ولديك شغف بتنظيم المهام ودعم الإدارة التنفيذية، فهذه قد تكون الخطوة التي تنتظرها!
لمحة عن الشركة
تتميز شركتنا بأنها تمزج بين المهنية وروح الفريق الداعم، فهنا كل فكرة تُسمع وكل مساهمة تُقدّر. نحن نعيش فترة توسع ونستقبل طاقات جديدة تنضم لعائلتنا الصغيرة في قلب عجمان، حيث نولي العلاقات الإنسانية والثقة المتبادلة أهمية قصوى. في أوقات الاستراحة غالبًا ما ستجد الفريق يتبادل الضحكات أو ينظم أنشطة بسيطة تجمعنا بروح واحدة، أما في العمل فالجودة والالتزام هما شعارنا.
المهام والمسؤوليات
- جدولة المواعيد والاجتماعات والتأكد من التزام المدير التنفيذي بها.
- تحضير الوثائق والعروض التقديمية وتقارير المتابعة بدقة واحترافية.
- إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الهاتفية بشكل سري وفعال، باللغتين العربية والإنجليزية.
- تنظيم وحفظ الوثائق القانونية والإدارية والتأكد من التوافق مع اللوائح المحلية.
- التنسيق مع الجهات الحكومية والشركاء الخارجيين عند الحاجة، ومتابعة الإجراءات القانونية.
- دعم المدير التنفيذي في الأعمال اليومية وإدارة الأولويات بشكل استباقي.
- معالجة المعلومات والملفات بحرفية عالية وبأقصى درجات السرية.
- أداء مهام أخرى إدارية ذات صلة كلما دعت الحاجة، بما يدعم سير العمل بسلاسة.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة مثبتة في دور مساعد شخصي أو أحد المناصب الإدارية المشابهة.
- إلمام قوي بقوانين وأنظمة دولة الإمارات العربية المتحدة.
- مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على إدارة عدة مهام دون فقد التفاصيل.
- السرية والثقة الكاملة في التعامل مع معلومات حساسة.
- إتقان ممتاز للغة العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة).
- إجادة استخدام تطبيقات الحاسوب الأساسية، وخصوصًا برامج Microsoft Office.
مميزات إضافية:
- معرفة سابقة بالتعامل مع الدوائر الحكومية المحلية تعتبر نقطة قوة.
- القدرة على العمل تحت ضغط أو في بيئة سريعة التغير.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- بيئة عمل مرنة وداعمة تعتمد على الثقة والعمل الجماعي.
- فرص تطوير مهني وتعلم مستمر في مجال الإدارة والقانون.
- رصيد إجازات مريح مع أيام مرنة تواكب احتياجاتك الشخصية.
- دعم من الإدارة وإمكانية طرح الأفكار وتطوير الإجراءات.
- موقع العمل في الجرف 2 وسط عجمان مع سهولة الوصول والنقل.
معنا ستشعر أن لكل جهد صدى وتقدير حقيقي، وستحظى بفريق يساندك وينمو معك خطوة بخطوة. إذا كنت تبحث عن عمل يبني ثقتك بنفسك وتطورك المهني، نحن بانتظارك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- احكِ لنا عن تجربة سابقة لك في دور المساعد الشخصي أو الإداري، ما هي المنجزات التي تفخر بها وكيف ساهمت في نجاح الفريق أو المدير؟
- كيف تقوم عادة بجدولة المواعيد والاجتماعات والتأكد من الالتزام بها، خاصةً في بيئة عمل سريعة التغير؟ صف الأدوات أو الأساليب التي تفضلها.
- مرّ علينا موقف تطلّب منك مراجعة أو تجهيز وثائق قانونية أو إدارية وفق أنظمة دولة الإمارات. كيف تعاملت معه وما الذي تعلمته؟
- كيف تُحافظ على السرية المطلقة في التعامل مع بريد المدير والمعلومات الحساسة، حتى وسط ضغوط العمل أو تعدد المهام؟
- ما هي خبرتك في التعامل مع الجهات والمؤسسات الحكومية داخل الدولة؟ اذكر موقفًا قمت فيه بمتابعة إجراء رسمي حتى إنهائه بنجاح.
- أي من برامج Microsoft Office تعتبره الأكثر أهمية في عملك كمساعد شخصي ولماذا؟ هل لديك أي حيل أو اختصارات تعتمدها في عملك اليومي؟
- إذا واجهت طلبات متضاربة أو مهام عاجلة من المدير ومن فريق العمل، كيف تُحدد الأولويات وتتعامل مع الضغوط؟
- صِف موقفاً وجدت فيه نفسك تتعامل مع وثائق أو إجراءات ليست ضمن خبرتك المسبقة. كيف تصرفت؟ وهل لجأت لطلب المساعدة؟
- كيف تحفّز نفسك أثناء فترات الضغط أو التكرار في المهام اليومية، وما الذي يعيد لك الحماس والتركيز؟
- ما الذي يجذبك في بيئة العمل التي تركز على العلاقات الإنسانية والدعم الجماعي، وكيف يمكن أن تساهم بنفس الروح؟
- عند العمل ضمن فريق صغير حيث يسمع رأي الجميع، كيف توازن بين تقديم أفكارك والاستماع للآخرين؟
- ما أهمية الثقة بينك وبين المدير المباشر بالنسبة لك، ومتى تشعر أنك نلت