حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنت تبحث عن فرصة تجمع بين التنظيم والعمل الجماعي في بيئة متسارعة النمو، فلدينا وظيفة قد تكون هي الخطوة التالية في مسارك المهني! نحن بحاجة إلى مساعد إداري ومراقب وثائق لينضم إلى فريقنا الحيوي في منطقة القوز، دبي. هذه فرصة ذهبية لمن لديهم خبرة سابقة ويرغبون في تطوير مسيرتهم ضمن شركة توفر الاستقرار وأجواء العمل الإيجابية.
لمحة عن الشركة
شركتنا تزدهر في قلب دبي النابض بالحياة، حيث يلتقي الطموح مع التعاون. فريقنا متنوع، ونعتمد في عملنا على دعم بعضنا البعض وإيجاد حلول مبتكرة للتحديات اليومية. في مكتبنا هناك دائماً مساحة للمبادرة، والتطوير مستمر سواء على المستوى الفردي أو الجماعي. نفتخر بأننا نكرم الاجتهاد ونحتفل بالنجاحات الصغيرة والكبيرة معاً، ولدينا عادات يومية تعزز شعور الانتماء والانفتاح بين الزملاء.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم وأرشفة الوثائق الرسمية بطريقة يسهل الرجوع إليها في أي وقت.
- متابعة تحديثات الملفات والتأكد من توثيق كافة المستندات حسب السياسات المعتمدة.
- استقبال طلبات الموظفين ومتابعتها، وتنسيق المواعيد والاجتماعات الإدارية.
- إعداد التقارير الدورية ذات الصلة بمراقبة الوثائق، ومشاركتها مع الإدارة عند الحاجة.
- المساهمة في تحسين عمليات الأرشفة والتوثيق لجعلها أكثر فعالية وسرعة.
- دعم الفريق الإداري بمهام مكتبية متنوعة حسب الحاجة اليومية.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة عملية لا تقل عن سنة في المجال الإداري أو متابعة الوثائق.
- إجادة استخدام برامج الأوفيس (خصوصاً Word وExcel).
- مهارة عالية في التنظيم وحب التفاصيل الدقيقة.
- قدرة على العمل ضمن فريق متنوع وسرعة التكيف مع التغييرات.
- يجب أن تكون مقيماً حالياً داخل دولة الإمارات العربية المتحدة.
- التواصل الفعال باللغتين العربية أو الإنجليزية (إحدى اللغتين على الأقل بمستوى جيد).
مميزات إضافية:
- خبرة سابقة تحديداً في بيئات العمل الصناعية أو اللوجستية.
- إلمام بأنظمة الأرشفة الرقمية أو برامج إدارة المستندات.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري يتراوح بين 3000 و4000 درهم إماراتي.
- تأشيرة عمل وإقامة مجانية مقدمة من الشركة.
- بيئة عمل شمولية ترحب بجميع الجنسيات والخلفيات.
- فرص حقيقية للتعلم والنمو داخل فريق يهتم بتطوير أفراده.
- ساعات عمل منظمة وعطلات مضمونة لراحتك.
نعمل بروح الفريق، ونشجع المبادرات الفردية والإبداع. إذا كنت مستعداً للانضمام إلى شركة تثق بقدرات موظفيها وتدعمهم في خطواتهم القادمة، ستكون هذه الوظيفة الأنسب لك.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن تجربتك في تنظيم وأرشفة الوثائق الرسمية، وما الطريقة التي تتبعها لضمان سهولة الرجوع للمستندات عند الحاجة؟
- كيف تتعامل مع تحديثات الملفات المستمرة والتأكد من تطابق الوثائق مع السياسات المعتمدة للشركة؟
- ما الأدوات أو برامج الأرشفة الرقمية أو إدارة المستندات التي استخدمتها سابقاً، وكيف ساهمت في تسهيل عملك؟
- اشرح كيف تستخدم برامج Word وExcel لإنجاز مهامك الإدارية اليومية، واذكر موقفاً تعاملت فيه مع بيانات أو تقارير عبر هذه البرامج.
- كيف تنسق مواعيد الاجتماعات وتدير الطلبات الإدارية للموظفين مع الحفاظ على تنظيم جدول أعمالك الخاص؟
- ما تجربتك في إعداد التقارير الدورية المرتبطة بمراقبة الوثائق، وما العناصر الأساسية التي تركز عليها عند إعداد التقرير؟
- شاركني موقفاً واجهت فيه ضغطاً زمنياً أو تغييرات مفاجئة في أولويات العمل، كيف تصرفت للحفاظ على جودة الأرشفة أو دعم الفريق؟
- عندما تكتشف خللاً أو عدم فعالية في العمليات الإدارية، ما خطواتك العملية لتحسينها أو اقتراح حلول بديلة؟
- كيف تتعامل مع فريق متنوع الخلفيات وتحرص على العمل الجماعي الفعال خصوصاً في بيئة متسارعة النمو؟
- صِف موقفاً احتجت فيه للتواصل مع زملاء يتحدثون لغة مختلفة أو ذوي خبرات متنوعة، كيف تواصلت بفعالية للوصول إلى نتيجة؟
- ما الذي يعجبك في بيئات العمل الصناعية أو اللوجستية، وما التحديات التي واجهتها في مثل هذه المجالات؟
- الشركة تشجع روح المبادرة والأفكار الجديدة؛ هل لديك مثال عن اقتراح أو مبادرة منك تم تطبيقها سابقاً؟
- في رأيك، ما أهم مهارة إدارية يحتاجها موظف الأ