حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنت تبحث عن الخطوة التالية في مسيرتك المهنية وترغب في الانضمام إلى فريق ديناميكي في قلب دبي، فربما تكون هذه فرصتك! نحن نبحث بشكل عاجل عن مساعد إداري وموظف مكتب للعمل بدوام كامل في مكتبنا الواقع في منطقة الخليج التجاري النابضة بالحياة. ستتولى دورًا محوريًا في دعم العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة — وستكون جزءًا من بيئة عمل تعطي الأولوية للتعاون والتطوير الشخصي.
لمحة عن الشركة
مكتبنا ليس مجرد مكان للعمل، بل مساحة تعزز الثقة والانفتاح بين أعضاء الفريق. نحن نؤمن بأن النجاح يعتمد في الأساس على الأفراد، ونفتخر بثقافة مدفوعة بالشغف وحب الإنجاز. ستجد بيننا زملاء يدعمون بعضهم البعض في مختلف التحديات، ونخصص وقتًا لنحتفل بالإنجازات الصغيرة والكبيرة. على الرغم من بيئتنا العملية، نحن نهتم بجعل جميع الموظفين يشعرون بأنهم في بيتهم الثاني.
المهام والمسؤوليات
- استقبال المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والرد عليها بكفاءة.
- تنظيم الملفات والسجلات الإلكترونية والورقية بطريقة يسهل الوصول إليها.
- جدولة المواعيد والاجتماعات والتنسيق بين أعضاء الفريق.
- متابعة المتطلبات الإدارية اليومية وإعداد التقارير الدورية عند الحاجة.
- مساعدة الزوار والعملاء التنفيذيين وتوجيههم ضمن المكتب.
- دعم أعمال المحاسبة البسيطة، مثل فحص الفواتير ومتابعة المدفوعات الروتينية.
- التنسيق مع الأقسام الداخلية لضمان انسيابية سير الإجراءات.
- المساعدة في تجهيز الطلبات والتقارير الخاصة بفريق الإدارة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات:
- خبرة عملية سابقة في دور إداري أو مكتبي داخل دولة الإمارات العربية المتحدة.
- التواجد داخل الإمارات (لا يُنظر في الطلبات خارج الدولة).
- مهارات تواصل قوية بالإنجليزية؛ العربية ميزة إضافية.
- إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج MS Office.
- قدرة على تنظيم الوقت والتعامل مع أكثر من مهمة في وقت واحد.
- الانضباط والدقة في التفاصيل وحسن التصرف مع الزملاء والعملاء.
مميزات إضافية:
- خبرة في العمل بمجال التوظيف أو الموارد البشرية.
- خلفية عن الإجراءات الإدارية الحكومية داخل الإمارات.
- استعداد دائم للتعلم والنمو في بيئة متغيرة وسريعة الوتيرة.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري منافس بين 2300 و3500 درهم إماراتي حسب الخبرة.
- تأشيرة عمل مجانية للموظف.
- توفير السكن للموظفين.
- تغطية تأمين صحي شاملة.
- فريق داعم وجو عمل محفز ومتنوع الثقافات.
هنا لن تشعر بأنك مجرد موظف عادي — بل ستأخذ فرصتك لتترك أثرك وتتعلم بشكل يومي من تجارب جديدة! إذا كان التطور في بيئة عمل مرنة وبسياسة أبواب مفتوحة هو ما تطمح إليه، نحن في انتظارك.
ملحوظة: تتقاضى شركة التوظيف رسومًا على طلب التوظيف.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن خبرتك السابقة في الأدوار الإدارية أو المكتبية، خاصة ضمن شركات في دولة الإمارات. ما هي المهام الأساسية التي كنت مسؤولاً عنها؟
- كيف تنظم الملفات الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إليها وسريتها؟ هل لديك نظام مفضل أو تجربة في استخدام برامج إدارة السجلات؟
- عند استقبال مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني من عميل غير راضٍ، كيف تتعامل مع الموقف وتضمن رضا العميل؟
- صف طريقة تعاملك مع جدولة اجتماعات متعددة خاصة عندما يكون هناك تضارب في جداول الفريق أو الأولويات؟
- ما مدى إلمامك بحزمة برامج MS Office؟ هل تستخدم أدوات أو ميزات محددة لتحقيق إنتاجية أعلى في عملك اليومي؟
- إذا كان عليك تجهيز تقرير لفريق الإدارة في وقت ضيق وبمعلومات غير مكتملة، ما هي الخطوات التي تتبعها لإعداد تقرير مفيد وفعال؟
- هل لديك معرفة أو خبرة سابقة في الأعمال البسيطة المرتبطة بالمحاسبة، مثل مراجعة الفواتير أو متابعة المدفوعات؟ شاركنا موقفًا مررت به.
- كيف تتعامل مع ضغط العمل عندما تتلقى عدة طلبات في وقت واحد من زملاء مختلفين؟
- في بيئة سريعة التغير مثل الخليج التجاري، ما الأساليب التي تتبعها كي تظل مرنًا وفعالًا وسط التغييرات المفاجئة؟
- من خلال تجربتك، كيف تساهم في تقوية الثقافة الإيجابية ودعم روح الفريق داخل المكتب؟
- كيف تتصرف إذا لم تكن لديك كل المعلومات اللازمة لإكمال مهمة معينة؟ هل تطلب المساعدة أم تحاول إيجاد حلول بنفسك أولًا؟
- هناك زائر تنفيذي يزور المكتب للمرة الأولى ويبحث عن الدعم. كيف تضمن حصوله على تجربة منظمة ومريحة؟
- عند مواجهتك لتحدٍ جديد أو إدخال نظام إداري جديد، كيف تتكيف؟ هل