حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
مقدمة عامة عن الوظيفة
هل تبحث عن فرصة تجمع بين الحيوية والتنظيم؟ نحن في شركة "فيجي جي كو" بدبي نبحث حاليًا عن مساعد إداري وموظف استقبال لينضم سريعًا إلى فريقنا المتنامي. إذا كان لديك خبرة سابقة في الإمارات وتحب بيئة العمل النشيطة التي لا يخلو يوم فيها من التحديات الصغيرة والإنجازات الكبيرة، فقد تكون هذه فرصتك! هذا الدور سيكون لك فيه تأثير مباشر يوميًا، وستحظى بتجربة مهنية مختلفة وسط فريق داعم وقيادة تشجع التطور.
لمحة عن الشركة
في "فيجي جي كو" نحن نؤمن أن العمل الجيد يبدأ بأجواء إيجابية. نهتم جدًا بأن يشعر كل موظف أنه جزء من العائلة، وليس مجرد رقم في شركة. زملاؤك هنا يملكون شغفًا لا ينتهي لتقديم تجربة ممتازة للعملاء، وهناك دائماً من يساعدك على تطوير مهاراتك. ستجد بيئة متعددة الثقافات، لا تخلو من النكات الخفيفة وأحاديث الصباح على القهوة، بالإضافة إلى دعم حقيقي من الإدارة للتعلم والنمو. الشركة الآن تمر بمرحلة توسع في السوق، وما نحتاجه هو أشخاص يؤمنون بقدراتهم وراغبون في التغيير للأفضل.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والعملاء بطريقة ودودة ومهنية وتوجيههم حسب احتياجاتهم.
- دعم الفريق في جميع الأعمال الإدارية اليومية مثل جدولة الاجتماعات وترتيب الملفات.
- إدارة الاتصالات الهاتفية والرد على الاستفسارات الواردة عبر البريد الإلكتروني.
- تتبع المراسلات والمستندات وضمان تنظيمها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- التعامل مع الكشوفات الدورية اللازمة والتقارير الأساسية للعمليات الإدارية.
- التنسيق مع باقي الأقسام لتسهيل سير العمل الداخلي.
- المساعدة في الإجراءات المتعلقة بالموارد البشرية عند الحاجة، مثل تجهيز الأوراق الرسمية أو الجدولة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات:
- خبرة عملية سابقة في الإمارات العربية المتحدة في منصب مشابه.
- إجادة اللغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابة)، والمعرفة بالعربية ميزة إضافية.
- مهارات تواصل قوية وقدرة على العمل مع فريق متنوع.
- القدرة على التنظيم وإدارة الوقت بكفاءة وسط المهام المتعددة.
- احتراف استخدام برامج الأوفيس وأدوات الإدارة المكتبية.
مميزات إضافية:
- خبرة في التعامل مع العملاء أو الضيوف من خلفيات ثقافية متنوعة.
- مرونة في العمل واستعداد لتعلم مهام جديدة بسرعة.
- معرفة بأنظمة الموارد البشرية أو برامج إدارة الوثائق.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري تنافسي بحسب الخبرة ويبدأ من 2500 حتى 4000 درهم إماراتي.
- توفير تأشيرة عمل رسمية وسكن مريح للموظفين.
- تأمين صحي يغطي احتياجاتك الطبية الأساسية.
- دعم إداري وبيئة عمل مشجعة على التطور والتعلم.
- فريق مرح وداعم يجعل من الأيام المزدحمة تجربة أخف وأسهل.
إذا كنت تبحث عن مكان تثبت فيه نفسك وتحقق فيه طموحاتك بالتدريج، ستكتشف في "فيجي جي كو" فرصة أكبر مما تتوقع. نحن نتطلع للترحيب بزميل جديد يضيف لروحه حماسنا ويشاركنا قصص النجاح القادمة!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثنا عن تجربتك السابقة في منصب إداري أو استقبال داخل دولة الإمارات، ما أبرز التحديات التي واجهتها وكيف تعاملت معها؟
- كيف توازن بين استقبال الزوار والتعامل مع المكالمات الهاتفية وتنسيق المهام الإدارية في وقت واحد خلال أوقات الضغط؟
- صف طريقتك في تنظيم الملفات والمستندات المهمة وسهولة استرجاعها عند الحاجة.
- ما هو البرنامج أو الأداة التي تعتمد عليها لإدارة الجداول الزمنية أو البريد الإلكتروني، وكيف تضمن ألا يحدث أي تعارض أو إهمال لمهمة ما؟
- كيف تتعامل عادة مع العملاء أو الزوار من خلفيات متعددة الثقافات لضمان استقبالهم بأفضل صورة؟
- اشرح موقفًا ساهمت فيه في تحسين سير العمل أو إجراءات إدارية، وما الأثر الذي أحدثته على الفريق؟
- إذا طلب منك فريق الموارد البشرية تجهيز أوراق رسمية بشكل عاجل إلى جانب مهامك الأساسية، كيف ستنظم أولوياتك؟
- صف لنا وقتًا كان عليك فيه أن تتعلم مهارة جديدة بسرعة لم تكن ضمن مهامك من قبل، كيف خططت لذلك؟
- موقف افتراضي: استقبلت عميلًا غاضبًا بسبب خطأ إداري حدث، كيف ستتعامل معه لضمان رضاه والمحافظة على صورة الشركة؟
- كيف تصف أسلوبك في التعاون مع زملاء من ثقافات أو خلفيات مهنية مختلفة؟
- ما الذي يحفزك أكثر في بيئة عمل تركز على الأجواء الإيجابية وروح الفريق؟
- ماذا يعني لك أن تكون جزءًا من فريق يشجع على مشاركة الأفكار والدعم المتبادل؟
- في رأيك، ما الذي يجب أن يقدمه موظف الاستقبال والمساعد الإداري ليكون واجهة مشرفة للشركة؟
- هل لديك أمثلة على مواقف أضفت فيها لمسة إيجابية جعلت يوم فريقك أو عملائك أسهل أو أكثر سعادة