حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنت تبحث عن بداية قوية في عالم الإدارة، فلدينا فرصة قد تكون نقطة التحول في مسارك المهني! نحن بحاجة إلى مساعد إداري متمكن وذو شغف بالتنظيم ليكون جزءًا من فريقنا الحيوي في قلب دبي. هنا لن تقتصر مساهمتك على الأعمال الروتينية فقط، بل ستكون جزءًا فعالًا في جعل يومنا أكثر إنتاجية وسلاسة. إذا كنت تبحث عن عمل يمنحك دورًا محوريًا في كل التفاصيل الإدارية، فهذه هي فرصتك.
لمحة عن الشركة
بيئتنا تجمع بين النشاط والحماس وروح التعاون — نحن فريق صغير لكن تأثيرنا كبير، نعمل من أحد أكثر المواقع حيوية في دبي: البزنس باي. نعتمد دائمًا على التواصل المفتوح وتبادل الأفكار، ونؤمن بأن كل فرد يضيف لمسته الخاصة إلى نجاحنا اليومي. لا مكان للرتابة هنا؛ ستجد نفسك محاطًا بأشخاص يدعمون بعضهم البعض ويحتفلون بكل إنجاز، حتى وإن كان صغيرًا. في كل صباح، نبدأ يومنا بفنجان قهوة وجلسة سريعة لترتيب الأولويات، وننهي الأسبوع بضحكة وودّ بين الزملاء.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد بدقة ومرونة، ومتابعة تحديث أي تغييرات تطرأ.
- إعداد التقارير والمراسلات الرسمية بشكل احترافي يعكس صورة الشركة.
- الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بطريقة ودية ومهذبة.
- ترتيب المستندات والأرشفة الإلكترونية والورقية لضمان سهولة الوصول إليها.
- التنسيق مع الموردين والفِرق الداخلية لضمان تنفيذ المهام اليومية بسلاسة.
- المساعدة في التحضيرات اللوجستية للفعاليات أو الزيارات المكتبية.
- دعم الإدارة في أي مهام إضافية تظهر ضمن سير العمل اليومي.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة سابقة في دور إداري أو سكرتارية (حتى لو كانت لفترة قصيرة).
- مهارات تنظيم جديرة بالثقة والقدرة على ترتيب الأولويات تحت الضغط.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- قدرة على التواصل بفعالية باللغتين العربية والإنجليزية.
- الانتباه للتفاصيل وروح المبادرة في إيجاد الحلول.
مميزات إضافية:
- خبرة في التعامل مع أنظمة الأرشفة الإلكترونية أو برامج إدارة المكاتب.
- خلفية في دعم الفعاليات أو تنظيم الاجتماعات الكبرى.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري مجزٍ يتراوح بين 2500 و3000 درهم إماراتي.
- بيئة عمل ودية، تشجع على التعلم والتطور المستمر.
- ساعات عمل مرنة مع إمكانية التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية.
- فرص لحضور ورش عمل ودورات تطويرية على مدار العام.
- موقع العمل في قلب البزنس باي، بالقرب من وسائل النقل والمطاعم.
هنا لن تشعر أنك مجرد رقم في فريق — بل ستجد من يقدّر مساهماتك ويرحب بأفكارك الجديدة. إذا كنت تبحث عن بداية حقيقية وفرصة للانطلاق، فربما وجدتها الآن!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- احكِ لنا عن تجربة سابقة لك في تنظيم الاجتماعات أو جدولة المواعيد، وكيف تعاملت مع التغييرات المفاجئة في الجداول.
- ما الأدوات أو البرامج التي اعتمدت عليها في الأرشفة الإلكترونية أو ترتيب المستندات؟ وهل سبق أن واجهت صعوبة في هذا الجانب؟
- عند إعداد التقارير أو المراسلات الرسمية، ما الخطوات التي تتبعها لضمان الاحترافية والدقة؟
- كيف تتعامل مع ضغط تعدد المهام، خصوصًا عند ورود طلبات عاجلة من عدة أطراف في نفس الوقت؟
- صف موقفًا تعين عليك فيه التنسيق بين أكثر من جهة أو فريق داخلي، وكيف ضمنت تنفيذ المهام بسلاسة.
- هل سبق أن ساعدت في التحضير لفعالية أو اجتماع كبير؟ كيف خططت للتفاصيل اللوجستية؟
- كيف تقيّم مستوى إجادتك لبرامج Microsoft Office؟ هل لديك أمثلة عملية على استخدامك لـ Excel أو Outlook في عملك اليومي؟
- في حال تلقيت مكالمة أو بريدًا إلكترونيًا من عميل غير راضٍ، كيف تتصرف لضمان رضا العميل وتمثيل صورة الشركة بشكل إيجابي؟
- حدثنا عن موقف احتجت فيه لاتخاذ المبادرة أو إيجاد حل إبداعي لمشكلة إدارية غير متوقعة.
- ما الذي يجذبك للعمل في بيئة فريق صغير وديناميكي؟ وكيف تعتقد أنك ستضيف إلى أجواء التعاون والحماس لدينا؟
- كيف تحافظ على روحك الإيجابية ومرونتك حتى في الأيام التي تكون فيها المهام متراكمة أو متغيرة باستمرار؟
- هل لديك تجربة عمل في بيئة متعددة الثقافات أو تتطلب التواصل الدائم باللغتين العربية والإنجليزية؟ كيف تدير التواصل الفعال في هذه الحالة؟
- كيف تضمن ترتيب أولوياتك اليومية عندما تتغير المهام فجأة أو تظهر طلب