حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل لديك شغف بتنظيم التفاصيل وحب لمساعدة الآخرين في بيئة عمل ديناميكية؟ نحن نبحث عن مساعد إداري موهوب للانضمام إلى فريقنا في منطقة الخليج التجاري بدبي. إذا كنت شخصًا يحب التحديات اليومية وتبحث عن فرصة تثبت فيها قدراتك وتكتسب خبرة جديدة كل يوم، فهذه الوظيفة قد تكون نقطة انطلاقتك التالية. ما يميز هذا الدور هو التنوع الكبير في المهام وسرعة وتيرة العمل — لن تشعر بالملل أبدًا!
لمحة عن الشركة
نعمل في قلب دبي، حيث تلتقي الطموحات مع الإنجازات. فريقنا متنوع الثقافات، ودائمًا ما نحتفل بنجاحاتنا مهما كانت صغيرة. نحن نؤمن أن كل فرد في الشركة له دور في صنع الفرق، ونشجع الجميع على طرح الأفكار واقتراح التحسينات. ستجد لدينا أجواء تجمع بين الجدية في الإنجاز وروح التعاون، مع مرونة في التواصل ودعم متواصل من الإدارة.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم الجداول الزمنية والاجتماعات ومتابعة المواعيد بدقة.
- استقبال الزوار والعملاء بطريقة لبقة واحترافية.
- إعداد التقارير والوثائق الرسمية وترتيب الملفات.
- تنسيق التواصل الداخلي بين الأقسام المختلفة.
- متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات اليومية.
- دعم الفريق الإداري في المهام اليومية والمشروعات الخاصة.
- التعامل مع المهام المفاجئة وحل المشكلات بسرعة وفعالية.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- إقامة سارية المفعول في دولة الإمارات العربية المتحدة.
- خبرة سابقة في وظيفة إدارية أو مشابهة (حتى لو قصيرة).
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).
- قدرة ممتازة على التنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات تواصل قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
مميزات إضافية (ليست ضرورية ولكنها تميزك):
- معرفة سابقة بإجراءات الموارد البشرية أو الشؤون القانونية.
- خبرة في العمل تحت ضغط أو في شركات ذات وتيرة سريعة.
- القدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري ثابت يتراوح بين 3000 و4000 درهم إماراتي.
- تأمين صحي يغطي احتياجاتك الأساسية.
- تأشيرة عمل لمدة عامين وعقد قانوني رسمي.
- فرصة للعمل ضمن فريق محترف ومتنوع الجنسيات.
- دعم مستمر وتدريب أثناء العمل لتطوير مهاراتك الإدارية.
نحن نؤمن أن بيئة العمل الإيجابية تصنع الفارق في حياة كل موظف. إذا كنت تبحث عن تحدٍ جديد في وسط دبي النابض بالحياة، هذه فرصتك لتكون جزءًا من فريق يقدر جهودك يوميًا.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- صف لنا كيف تنظم جدول مدير أو فريق عمل مزدحم، وما الأدوات أو الأساليب التي تعتمد عليها لضمان عدم تعارض المواعيد أو نسيان المهام؟
- ما تجربتك مع برامج مايكروسوفت أوفيس، خصوصاً Excel وOutlook؟ هل يمكنك إعطاء مثال عملي لاستخدامك لهما في عمل سابق؟
- في حال تلقيت أكثر من مهمة عاجلة من عدة أقسام بنفس الوقت، كيف تحدد أولوياتك وتتعامل مع الضغط؟
- كيف تضمن ترتيب الملفات الورقية والإلكترونية بطريقة تسهل الوصول إليها لاحقاً لأي فرد من الفريق؟
- حدثنا عن موقف تعاملت فيه مع زائر أو عميل كان غاضباً أو غير راضٍ. ما الخطوات التي اتبعتها لحل الموقف؟
- هل سبق لك تنسيق اجتماعات أو فعاليات خاصة؟ كيف تدير تفاصيلها من الدعوات وحتى المتابعة؟
- واجهت خطأ في تقرير أو وثيقة رسمية أعددتها وأُرسل بالفعل. كيف تتصرف؟
- كيف تفضل التواصل مع أعضاء الفريق أو الأقسام الأخرى لضمان سلاسة تدفق المعلومات؟
- حدثنا عن موقف كان عليك فيه اقتراح تحسين أو فكرة جديدة في العمل. كيف عرضتها، وما كانت النتيجة؟
- كيف تصف أسلوبك في التعامل مع التغيرات المفاجئة أو التعليمات غير المتوقعة خلال اليوم؟
- ما الذي يجذبك للعمل في بيئة سريعة وتضم أشخاصًا من خلفيات ثقافية متعددة؟
- كيف توازن بين تقديم الدعم المطلوب للفريق الإداري والحفاظ على جودة إنجاز مهامك الخاصة؟
- كيف تتعامل مع مهام روتينية قد تبدو مملة أو متكررة حتى تبقى متحفزًا؟
- ما الذي تعتقد أنه يميزك كمساعد إداري في بيئة عمل تركز على التعاون وتقدير المبادرات الفردية؟