حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
انضم إلى فريقنا المتحمس في قلب الرقة، دبي، حيث نبحث حاليًا عن مساعد إداري ومسؤول مكتب يتولى زمام المبادرة في تنظيم حياتنا المكتبية اليومية. إذا كنت من الأشخاص الذين يحبون السيطرة على التفاصيل الصغيرة ولا يدعون أي ورقة تفلت من تنظيمهم، فهذه الفرصة مصممة لك! هنا لن تكون مجرد رقم في منظومة كبيرة — بل ستشكل فارقًا في كل يوم عمل، وستحظى بتجربة يمكنك حقًا أن تفتخر بها في سيرتك المهنية.
لمحة عن الشركة
نحن فريق شغوف وديناميكي نؤمن أن بيئة العمل المرنة والمبنية على الاحترام المتبادل هي أساس أي نجاح. في شركتنا، ستجد منطقة عمل مليئة بالطاقة والأفكار الجديدة، حيث لا مكان للبيروقراطية أو العمل الروتيني الممل. نحتفل بالإنجازات الصغيرة وندعم بعضنا البعض دائمًا، فالجميع هنا موضع تقدير — من أوائل الموظفين حتى أحدثهم. شعارنا: العمل الجماعي يجعل يومنا أسهل وأفضل!
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والرد على الاستفسارات الهاتفية والبريدية بكفاءة وود.
- تنظيم الجدول اليومي للاجتماعات والمواعيد والإشراف على صالة الاستقبال.
- متابعة المستندات الإدارية مثل عقود الموظفين والعهد المالية وتجديد التأشيرات والإقامات.
- تنسيق احتياجات المكتب من قرطاسية ومستلزمات وضمان تجهيز المكان باستمرار.
- أرشفة الملفات والوثائق الهامة (ورقيًا وإلكترونيًا) بطريقة يسهل الرجوع إليها.
- إعداد تقارير دورية عن الأنشطة المكتبية وعرضها على الإدارة.
- دعم عمليات التوظيف الداخلية من خلال التنسيق مع المرشحين وترتيب المقابلات.
- التعاون مع مختلف الأقسام لضمان سير الأعمال بسلاسة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات لا غنى عنها:
- خبرة عملية لا تقل عن سنة في دور إداري أو كمسؤول مكتب داخل الإمارات.
- إقامة سارية أو قدرة على تحويلها (شرط أن تكون مقيمًا في دولة الإمارات حاليًا).
- إجادة التعامل مع برامج Microsoft Office الأساسية (Word, Excel, Outlook).
- القدرة على التواصل بسلاسة باللغتين العربية والإنجليزية.
- شخصية منظمة، مبادرة، ومستعدة لتحمل المسؤوليات المتغيرة يوميًا.
مميزات إضافية يُفضل توفرها:
- معرفة سابقة بإجراءات الموارد البشرية أو العمليات المالية البسيطة.
- خبرة في التعامل مع شركات الخدمات الحكومية والخاصة في دبي.
- روح الفريق العاليّة والقدرة على العمل ضمن بيئة سريعة الإيقاع.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري تنافسي ضمن النطاق 2400 إلى 3500 درهم إماراتي.
- توفير التأشيرة (فيزا)، الإقامة، والتأمين الطبي من اليوم الأول.
- ساعات عمل مرنة عند الحاجة، مع إمكانية الترتيب للأعمال الطارئة.
- دعم للتطوير المهني مع فرص حضور ورش عمل ودورات تدريبية.
- فريق عمل متعاون وجو حيوي بعيد عن التوتر والروتين.
- امتيازات إضافية للاحتفال بالمناسبات والإنجازات الجماعية.
ستجد في شركتنا بيئة محفزة على التعلّم والنمو، مع كل الدعم الذي تحتاجه لتبني مسيرة إدارية واثقة ومميزة. إذا كنت تبحث عن مكان تشعر فيه بالانتماء، فقد وجدت فرصتك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثنا عن تجربة سابقة لك في تنظيم ومتابعة مكتب إداري مزدحم، ما التحديات التي واجهتها وما الأسلوب الذي اتبعته للحفاظ على الانضباط؟
- كيف تتعامل مع تعدد المهام اليومية وتغيّر الأولويات بشكل مفاجئ؟
- يرجى وصف طريقة عملك مع برامج Microsoft Office — متى استخدمت Word وExcel وOutlook في عملك الإداري، وكيف استثمرتها لتسهيل مهامك؟
- ما الخطوات التي تتبعها عند أرشفة ملفات ووثائق مهمة — سواء ورقية أو إلكترونية — لضمان سهولة الرجوع إليها؟
- إذا طلب منك إعداد تقرير عن النشاطات المكتبية لهذا الأسبوع، من أين تبدأ وما هي المعلومات الأساسية التي ستتضمنها؟
- هل سبق وشاركت في متابعة شؤون الموظفين مثل تجديد الإقامات أو إصدار تأشيرات؟ كيف تواصلت مع الجهات الحكومية في هذه الحالات؟
- كيف سيكون أسلوبك في التعامل مع زوار غاضبين أو استفسارات متكررة قد تسبب ضغوطًا أو توترًا؟
- تخيل أن هناك متطلب طارئ للمكتب في يوم مزدحم بالفعل — كيف تضع خطة لإدارة الوقت دون أن يؤثر ذلك على بقية الأعمال؟
- كيف تضمن التنسيق الفعّال مع أقسام أو فرق أخرى لتحقيق أهداف يوم العمل؟
- احكِ لنا عن مبادرة أو تحسين بسيط قمت به في عملك السابق وجعل تجربة العمل اليومي أسهل أو أكثر فعالية.
- إذا تم تكليفك بترتيب مقابلات وظيفية لعدة مرشحين في وقت قصير، ما الإجراءات التي ستتبعها لضمان الدقة والتنظيم؟
- في بيئة تتميز بالحيوية والابتكار، كيف تحافظ على إيجابيتك وتواصلك الجيد مع الفريق رغم ضغوط بعض الأيام؟
- هل تفضل أسلوب العمل وفق قائمة مهام