حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنت تبحث عن بداية قوية لمشوارك المهني في دبي وتطمح للاندماج في بيئة عمل محفزة، فقد تكون هذه فرصتك التي تنتظرها! منصب "مساعد إداري" مفتوح الآن للمنضمين الجادين ممن لديهم لمسة خاصة في التنظيم والتواصل اليومي. هذه الوظيفة مثالية لمن يحب التفاصيل الصغيرة، يرغب في دعم فريق متنوع، ويستمتع كل يوم بإحداث فرق حقيقي في سير العمل. القيمة المضافة هنا؟ أن تأخذ مكانك في قلب الخليج التجاري، وهو من أكثر المواقع نشاطاً في دبي.
الحياة داخل شركتنا
فريقنا صغير لكنه ديناميكي للغاية، نجتمع على فكرة بسيطة: بيئة العمل الصحية تصنع إنتاجية حقيقية. نحن نؤمن بوضوح التواصل وبالبساطة في تسيير الأمور، ونعطي أهمية كبيرة للتطوير الذاتي. ستلاحظ دائماً قنواتنا المفتوحة بين الزملاء والمدراء — حيث تطرح كل فكرة ويؤخذ بها بجدية. بين الاجتماعات الودية وكوب القهوة اليومي، تصنع الكثير من المعارف ويتولد الإلهام للعمل بإخلاص.
المهام والمسؤوليات
- التعامل مع مكالمات البريد الإلكتروني والمراسلات والاستفسارات اليومية الخاصة بالإدارة
- تنسيق جداول الاجتماعات وتنظيم المواعيد وحجوزات القاعات
- ترتيب المستندات، تحديث قواعد البيانات الرقمية، وضمان سرية الملفات
- إعداد التقارير الدورية والقيام بمهام الطباعة والتجهيز الإداري
- دعم عملية الاستقبال والترحيب بالزوار والعملاء
- المساعدة في تتبع المصروفات الإدارية والفواتير
- متابعة طلبيات المستلزمات المكتبية والتواصل مع الموردين عند الحاجة
- العمل جنباً إلى جنب مع فرق الموارد البشرية والمحاسبة لتسهيل العمليات اليومية
المؤهلات المطلوبة
- إقامة حالية سارية في دولة الإمارات العربية المتحدة
- خبرة إدارية لا تقل عن سنة واحدة
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة (العربية ميزة إضافية)
- مهارات قوية في برامج Microsoft Office، خاصة Word وExcel
- قدرة على التواصل بلباقة مع فريق متعدد الجنسيات
- تنظيم عالي واهتمام كبير بالتفاصيل
- المرونة في التعامل مع الأولويات المتغيرة
- شهادة جامعية أو دبلوم في تخصص ذي صلة (يفضّل ولكن ليس شرطاً أساسياً)
لا تجد نفسك تطابق كل شرط؟ لا تقلق — نحن نهتم بالحماس والرغبة في التعلم أكثر بكثير من قائمة طويلة من المهارات!
المزايا والفوائد
- راتب ثابت 5500 درهم إماراتي شهرياً
- تصريح إقامة لمدة سنتين مع قابلية التجديد
- عقد عمل رسمي وضمان استقرار قانوني
- تأمين صحي خاص
- بيئة عمل مركّزة في قلب الخليج التجاري مع فريق داعم
- فرص تطوير مهني ومهارات جديدة باستمرار
- سياسات ساعات عمل مرنة عند الحاجة
- قهوة رائعة وابتسامات صباحية دائماً!
لدينا قناعة أن العمل يجب أن يكون إضافة جميلة في حياتك وليس عبئاً عليها. إن كنت تقدر العلاقات الطيبة، والمهنية العالية، وتبحث عن فرصة لتطورك الحقيقي، ننتظرك بيننا!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- تحدث عن تجربتك السابقة في تنسيق جداول الاجتماعات أو تنظيم المواعيد. ما أبرز التحديات التي واجهتك وكيف تعاملت معها؟
- كيف تتأكد من سرية وأمان المستندات والملفات التي تتعامل معها يومياً؟
- ما الخطوات التي تتبعها عند تحديث قاعدة بيانات رقمية أو أرشفة مستندات إدارية؟
- صف موقفاً اضطُررت فيه للتعامل مع عدة أولويات في نفس اليوم. كيف قررت ترتيب المهام؟
- في حال طُلب منك إعداد تقرير إداري موجز خلال وقت قصير، ما النقاط الأساسية التي تأخذها بعين الاعتبار؟
- هل تعاملت سابقاً مع تتبع الفواتير أو المصروفات الإدارية؟ كيف تضمن الدقة في هذه العمليات؟
- احكِ لنا عن موقف استقبلت فيه زائرين أو عملاء للشركة. ما الذي تحرص عليه في عملية الاستقبال؟
- اعطِ مثالاً لموقف تواصلت فيه مع مورد أو جهة خارجية وتغيرت التفاصيل في اللحظة الأخيرة. ماذا فعلت؟
- كيف تتعامل مع طلب من مديرك يتطلب استجابة سريعة وأنت مشغول فعلياً بمهمة أخرى حساسة؟
- ما الذي يعجبك في فكرة العمل مع فريق صغير متعدد الجنسيات، وكيف تعتقد أنك ستندمج وتكون إضافة لهم؟
- في رأيك، ما أهمية التواصل الواضح والبسيط بين أعضاء الفريق والإدارة؟ وكيف تساهم شخصياً في ذلك؟
- كيف تقيّم أهمية التطوير الذاتي في بيئة عملك؟ هل يمكنك مشاركة تجربة أو هدف تعلم حاولت تحقيقه مؤخراً؟
- ما الذي يحفزك لتقديم أفضل ما لديك في وظيفة إدارية رغم تكرار بعض التفاصيل اليومية؟
- في بيئة عمل تحتفي بالابتسامة الصباحية والعلاقات الطيبة، كيف تساهم في خلق أجواء إيجابية وسط ضغط العمل؟