حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
فرصة جديدة في دبي، تنتظر منسقًا إداريًا نشيطًا يهوى التنظيم ويبحث عن بيئة عمل ديناميكية في قلب منطقة القوز! إذا كنت ممن يحبون أن تكون لهم بصمة واضحة في سير العمل اليومي، وترغب في تطوير مهاراتك الإدارية وسط فريق يعشق الإنجاز، فهذه الوظيفة مصممة لك. هنا لن تكون مجرد موظف، بل ستصبح جزءًا من روح فريق يقدّر الاجتهاد ويكافئ الالتزام.
عن الشركة
وسط أجواء دبي النابضة بالحياة، ينبض مقر شركتنا في القوز بروح التعاون والانفتاح. نحن نؤمن بأن النجاح رحلة جماعية، ولهذا ستجد أنّ الأبواب مفتوحة دائمًا للنقاش والمبادرة، سواء كان ذلك على فنجان قهوة سريع أو أثناء جلسات العصف الذهني الأسبوعية. فريقنا متنوع، ونعتز بقدرتنا على الجمع بين الجدية في العمل والمرح في التفاصيل الصغيرة، ونشجع الجميع على التطور والاستفادة من كل يوم.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والمراجعين وتوجيههم بالشكل المناسب.
- متابعة وتنظيم جداول الاجتماعات والمواعيد الخاصة بالإدارة.
- تجهيز المستندات والتقارير الإدارية ومشاركتها مع الأقسام المختلفة.
- التنسيق مع فرق الموارد البشرية والمحاسبة بشأن متطلبات الموظفين.
- متابعة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية وحفظها بطريقة منظمة.
- مساندة الفريق في ترتيبات السفر والسكن والمواصلات عند الحاجة.
- الإشراف على المخزون المكتبي وطلب المستلزمات الضرورية في الوقت المناسب.
- دعم الإدارة في تنفيذ أي مهام إدارية مفاجئة أو متكررة.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة سابقة سنة واحدة على الأقل في وظيفة إدارية أو سكرتارية.
- إتقان جيد للغة العربية، ومعرفة أساسية باللغة الإنجليزية.
- إجادة التعامل مع برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- مهارات تنظيم قوية والانتباه للتفاصيل الدقيقة.
- شخصية لبقة، محترفة، وتحب العمل ضمن فريق.
- القدرة على تحمل ضغط العمل والتعامل مع أكثر من مهمة بمرونة.
مميزات إضافية:
- خبرة في بيئة عمل متعددة الجنسيات تعتبر نقطة إيجابية.
- معرفة بنظام الإقامات والتأشيرات في الإمارات ميزة إضافية.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- تأشيرة عمل لمدة عامين متكفلة من الشركة.
- توفير سكن مريح وقريب من مقر العمل.
- مواصلات يومية من وإلى الشركة.
- راتب شهري يتراوح بين 4000 و5500 درهم إماراتي حسب الخبرة والكفاءة.
- أجواء عمل مشجعة على التطور والتعلم المستمر.
- فريق متعاون يقدّر دعم بعضه البعض في كل الظروف.
نحن نؤمن بأن بيئة العمل الداعمة تصنع الفارق، وأن التطور يبدأ من منح الفرص الحقيقية. إذا كنت تبحث عن وظيفة تُقدّر مجهودك وتدفعك للأمام، فهذه فرصتك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثنا عن تجربتك السابقة في التنسيق الإداري أو السكرتارية، وما هي أبرز المهام التي كنت تتولاها يوميًا؟
- كيف تنظم جدول الاجتماعات والمواعيد المتعددة لضمان عدم حدوث تعارض أو تأخير لأي من إدارات الشركة؟
- اشرح كيف تتعامل مع إعداد ومشاركة التقارير الإدارية بين أكثر من قسم، خاصة عند وجود طلبات عاجلة أو متكررة.
- ما الأدوات أو برامج Microsoft Office التي تعتمد عليها أكثر في عملك اليومي؟ هل يمكنك إعطاء مثال عملي على كيفية استخدامها في تنظيم العمل؟
- إذا طُلب منك دعم الإدارة في ترتيبات سفر مفاجئة لعدد من الموظفين، ما الخطوات التي ستتبعها لضمان التنفيذ السريع والدقيق؟
- كيف تدير المخزون المكتبي وتضمن توفر المستلزمات دائمًا دون هدر أو نقص؟
- احكِ لنا عن موقف واجهت فيه ضغط عمل شديد أو تعدد مهام، كيف تعاملت مع ذلك، وما النتيجة التي حققتها؟
- إذا استقبلت زائرًا مهمًا في وقت مزدحم والمكتب غير مستعد كليًا، كيف ستتصرف لضمان حسن الاستقبال والانطباع الجيد؟
- حدثنا عن تجربة عملت فيها مع فريق متنوع الثقافات أو الجنسيات. كيف ساعد ذلك في تطوير مهاراتك أو تغيير نظرتك لطبيعة العمل الجماعي؟
- كيف تتعامل مع المراسلات الرسمية الكثيرة وتضمن حفظها وتنظيمها بطريقة تيسر الرجوع إليها لاحقًا؟
- ما الذي يجذبك في بيئة العمل الديناميكية المفتوحة على الحوار والمبادرة؟ وكيف تفضل أن تتلقى الملاحظات أو التوجيهات من زملائك أو إدارتك؟
- كيف توفق بين الدقة في التفاصيل والإنجاز السريع للمهام عند وجود أولويات متغيرة؟
- لو طُرح عليك تنفيذ مهمة إدارية لا تملك