حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحثين عن فرصة عمل تمنحك مساحة للتطوير والتميز الحقيقي؟ نحن بحاجة إلى منسقة إدارية نشيطة لتنضم إلى فريقنا في شركة ديكور متنامية في إمارة أم القيوين – المنطقة الصناعية. إذا كنتِ تحبين التفاصيل وتجدين في التنظيم متعة خاصة، فهذه الوظيفة ستناسبك تمامًا! ستلعبين دورًا أساسياً في تنظيم العمليات اليومية ودعم الإدارة، مع بيئة عمل تعتمد على التعاون والتجديد.
عن شركتنا
عالم الديكور بالنسبة لنا ليس مجرد عمل، بل هو مساحة للإبداع والتطوير اليومي. كل مشروع جديد يمثل تحديًا وفرصة لنُعبّر فيه عن ذوقنا ونعكس طموح عملائنا. فريقنا صغير نسبيًا، متفاهم ويدعم بعضه البعض — هنالك مرونة في التواصل، وأبواب الإدارة مفتوحة دائمًا لأي اقتراح أو مبادرة. نحن نحتفل بنجاحاتنا سويًا، ونحب أن نشجع زميلاتنا على التعلم المستمر واكتساب مهارات جديدة في بيئة يغلب عليها الطابع العائلي والدافئ.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق المهام الإدارية اليومية وجدولة الاجتماعات والمواعيد الداخلية والخارجية.
- استقبال وتوجيه المراسلات الرسمية بين الأقسام وضمان الرد عليها في الوقت المناسب.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات العملاء أو الموردين بكفاءة.
- أرشفة وتنظيم الوثائق الورقية والإلكترونية بطريقة دقيقة يسهل الرجوع إليها.
- متابعة طلبات الأقسام المختلفة وتوضيح النقاط بين الإدارة والموظفين.
- تقديم التقارير الأساسية عن سير العمل ومتابعة مهام المشاريع الجارية.
- دعم الفريق في تجهيز العروض التقديمية أو المواد الخاصة بالاجتماعات حسب الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
الأساسيات:
- إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
- مهارات متقدمة في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- قدرة عالية على التنظيم والترتيب والانتباه للتفاصيل الصغيرة.
- قدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق في بعض الأحيان.
- اللباقة في التواصل والاحترافية في التعامل مع الزميلات والعملاء.
ميزات إضافية (ليست ضرورية ولكنها ميزة):
- خبرة سابقة في مجال الديكور، أو بيئة عمل شركات التصميم.
- معرفة أساسية باستخدام أدوات أو برامج إلكترونية للأرشفة الإدارية.
لا تستوفين كل المتطلبات؟ لا بأس — نحن نهتم بالشخصية والحماس أكثر من أي شيء، ونحب أن نستمع لقصتك!
المزايا والفوائد
- دوام مرن يراعي خصوصية واحتياجات المرأة العاملة.
- بيئة عمل متعاونة وتمنحك فرص تطوير مهني مستمر.
- إمكانية المشاركة في دورات تدريبية متخصصة بدعم من الإدارة.
- فريق داعم يقدّر الإنجازات الفردية ويحتفل بها.
- أجواء عمل هادئة مع مساحات للإبداع والمبادرة.
نحن نؤمن أن النجاح يبدأ بفريق متماسك يراعي احتياجات بعضه البعض. أنضمي إلينا، وسنبدأ معًا صفحة جديدة من التميز والنجاح في عالم الديكور بلمستك الإدارية!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تقومين عادةً بتنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد لضمان عدم حدوث تضارب أو ازدواجية؟
- احكي لنا عن تجربة سابقة تعاملتِ فيها مع أرشفة الوثائق والمستندات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، وما هي الأدوات التي استخدمتها لتحقيق الدقة وسهولة الوصول؟
- كيف تتعاملين مع استقبال الاتصالات أو الرسائل الرسمية التي تتطلب سرعة في الرد أو التنسيق بين أكثر من قسم؟
- إذا طُلب منكِ تحضير تقرير عن تقدم سير عمل أحد المشاريع الجارية، ما الخطوات التي تتبعينها لجمع المعلومات وعرض النتائج بوضوح؟
- هل لديك أسلوب محدد للمتابعة مع الأقسام المختلفة والتأكد من تنفيذ الطلبات أو المهام في الوقت المطلوب؟
- في حال كنتِ تدعمين الفريق في تجهيز عرض تقديمي لاجتماع مهم، كيف تضمنين جودة المحتوى ودقته مع ضيق الوقت؟
- احكي عن موقف واجهتِ خلاله أكثر من مهمة عاجلة في نفس الوقت. كيف أدرتِ أولوياتكِ وتعاملتِ مع الضغط؟
- إذا استقبلتِ مكالمة من عميل أو مورد غير راضٍ، كيف تتصرفين لضمان حسن التواصل ورضا الطرف الآخر؟
- كيف تصفين أسلوبكِ في التواصل مع زميلاتك أو مع الإدارة في الأمور التي تتطلب توضيحات أو نقل ملاحظات مهمة؟
- ماذا يعني لكِ العمل ضمن فريق صغير ومتعاون، وكيف تساهمين في إيجاد بيئة إيجابية وداعمة؟
- هل سبق لكِ اقتراح مبادرة أو فكرة حسّنت من سير العمل أو بيئة المكتب؟ كيف كان تفاعل الفريق معكِ؟
- كيف تحافظين على طاقتكِ الإيجابية والدافعية للتعلم في يوم مزدحم أو في فترات الضغط؟
- إذا لم تكوني متمكنة من أحد برامج الأ