حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحث عن فرصة مميزة لتكون محور الحركة في شركة سريعة النمو؟ وظيفة "إداري تنفيذي" لدينا ليست دوراً اعتيادياً، بل بوابة لتتفاعل مع كل أجزاء الشركة وتترك بصمتك يومياً. إذا كنت تستمتع بتنظيم التفاصيل وتحب أن تكون الجسر الذي يربط الجميع ببعضهم البعض، هذه الوظيفة ستكون خطوة لافتة في مسيرتك المهنية.
لمحة عن الشركة
فريقنا يؤمن أن بيئة العمل يجب أن تبعث على الحماس، وتدفع كل فرد للابتكار كل يوم. نحن شركة تعمل وفق نهج منفتح وتطوير مستمر، ولا مكان لدينا للروتين الممل؛ دائماً نشجع على المبادرات الجديدة والاستقلالية في اتخاذ القرار. ستجدنا نحتفل بالإنجازات الصغيرة قبل الكبيرة، ونهتم بالتعلم والتطوير جنباً إلى جنب مع إنجاز المهمات.
المهام والمسؤوليات
- متابعة تنفيذ الأعمال اليومية والتأكد من انسيابية العمليات بين الأقسام المختلفة.
- جدولة الاجتماعات الهامة وتنظيم مواعيد مدير الشركة أو الفريق التنفيذي.
- إعداد التقارير الإدارية الدورية ورفعها للإدارة العليا بشكل منظم وواضح.
- التعامل مع المراسلات الرسمية: تلقي المكالمات والرد على الايميلات وتوثيقها.
- حفظ وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية بطريقة تسهل الوصول إليها عند الحاجة.
- تنسيق إجراءات العمل بين الإدارات ومتابعة خطط العمل والالتزامات.
- دعم المدير التنفيذي في تنظيم الجداول الزمنية ومساعدة الفريق في الأمور الإدارية العاجلة.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة عملية سابقة في دور إداري تضمن القدرة على إدارة الوقت والتعامل مع التفاصيل المتغيرة.
- مهارات تنظيمية قوية ودقة عالية في العمل.
- معرفة جيدة باستخدام برامج أوفيس (Word، Excel، Outlook).
- قدرة على التعامل اللبق والاحترافي مع الزملاء والعملاء والموردين.
- سرعة استجابة وقدرة على العمل تحت ضغط والتعامل مع مهام متعددة في وقتٍ واحد.
- إجادة الكتابة بالعربية الرسمية وصياغة المراسلات باحترافية.
مميزات إضافية جميلة:
- إلمام باللغة الإنجليزية.
- تجربة سابقة في شركات متوسطة أو بيئات عمل ديناميكية.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- رواتب تنافسية مع مكافآت للتميز.
- أوقات عمل مرنة تناسب نمط حياتك.
- دعم وتدريب مستمر للنمو في مسارك المهني.
- بيئة عمل إيجابية مليئة بالتشجيع وروح التعاون.
- فرصة حقيقية لصناعة الفرق يومياً والشعور بقيمة ما تقدمه.
في شركتنا، الفريق هو عائلتنا الثانية — نحرص أن يشعر الجميع بالراحة والحماس، ونؤمن أن النجاح رحلة جماعية وليست فردية!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن خبرتك السابقة في مجال الإدارة التنفيذية أو الشؤون المكتبية، وما أهم الإنجازات التي تعتز بها في هذا الدور.
- كيف تتعامل مع جدولة عدة اجتماعات هامة في نفس الفترة الزمنية؟ صف منهجيتك لترتيب الأولويات وضمان عدم حدوث تعارض.
- ما الخطوات التي تتبعها لإعداد تقرير إداري دوري بشكل دقيق ومنظم، خاصة إذا كانت المعلومات تأتيك من عدة أقسام؟
- ما الأدوات أو الأساليب التي تفضل استخدامها لتنظيم وإدارة الملفات الإلكترونية والورقية؟ كيف تضمن سهولة الوصول إليها وقت الحاجة؟
- إذا جاءتك عدة مهام عاجلة من الإدارات المختلفة في وقت واحد، ما طريقتك في التصرف تحت الضغط؟
- أعط مثالاً لمراسلة رسمية أعددتها من قبل (دون ذكر تفاصيل سرية)، واشرح كيف حرصت على أن تكون لغة المراسلة احترافية وواضحة.
- احكِ عن موقف واجهت فيه تحدياً مع أحد الزملاء أو العملاء عند تنسيق أعمال إدارية، كيف تعاملت مع الموقف وما النتيجة؟
- تواجه أحياناً مواقف تتغير فيها التفاصيل أو القرارات بسرعة— كيف تتأقلم مع بيئة عمل ديناميكية وغير روتينية؟
- في حال لاحظت أن انسيابية العمل بين الأقسام ليست كما يجب وهناك تأخير في بعض الالتزامات، كيف تتواصل مع المعنيين للمساعدة في تسريع الأمور؟
- ما أهم المهارات الشخصية برأيك لإداري تنفيذي ناجح، وكيف طورت هذه المهارات لديك؟
- إذا كان عليك اتخاذ قرار سريع أثناء غياب المدير التنفيذي، ما الأسس التي تعتمد عليها لاتخاذ القرار الصحيح؟
- كيف تساهم الأجواء الإيجابية والتشجيعية في تحسين جودة عملك؟ وهل لديك أمثلة عن مبادراتك في رفع الروح المعنوية للفريق؟
- صف لنا موقفاً