حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
فرصة مميزة في عالم الإدارة بانتظارك هنا في ديرة، دبي! نحن نبحث عن أشخاص يحبون النظام، ويجدون سعادتهم في تسهيل حياة الفريق اليوميّة، ويرغبون في العمل بمكان نابض بالحركة والتطوير. إذا كنت تجد نفسك بارعًا في الترتيب، وتحب التفاعل اليومي مع الناس، فإحدى وظائفنا الإدارية كمسؤول/ة مكتب، موظف/ة استقبال، أو مساعد/ة إداري قد تكون خطوتك المقبلة نحو مستقبل عملي مشرق في قلب دبي.
لمحة عن الشركة
نعيش وتيرة عمل ديناميكية في مكتبنا، حيث لا يوم يشبه الآخر، وحيث يكون لكل فرد مساحة لإظهار إمكانياته. همنا دائماً أن تُنجز الأعمال بكفاءة وروح مرحة، فنحن نحب دعم بعضنا البعض ونؤمن بأن بيئة العمل الداعمة هي أساس النجاح. فريقنا مكوّن من جنسيات متعددة، وكل منّا يضيف مذاقه الخاص على الأجواء اليومية، من تفاصيل الاجتماعات إلى محادثات استراحة القهوة السريعة.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والموظفين، والتأكد من توفير تجربة ترحيبية للجميع
- تنظيم وإدارة جميع أعمال المكتب اليومية، من أرشفة الوثائق إلى متابعة الإمدادات
- التعامل مع المراسلات (البريد الإلكتروني، المكالمات، الطرود) بكفاءة واهتمام
- ترتيب وحجز الاجتماعات، تجهيز القاعات والتأكد من توفير كل المتطلبات
- مساندة الفريق الإداري في المهام اللوجستية، ومتابعة جداول الأعمال
- تحديث وحفظ السجلات بطريقة منسقة وسهلة الاسترجاع
- المساعدة في التنسيق بين الإدارات ومتابعة التكاليف الإدارية
- المساهمة في تحسين إجراءات العمل واقتراح حلول عملية عند الحاجة
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- إقامة سارية داخل الإمارات العربية المتحدة
- مهارات قوية في التواصل، الخطابة، وكتابة البريد الإلكتروني
- قدرة ممتازة على تنظيم الوقت والتعامل مع أكثر من مهمة في وقت واحد
- إجادة استخدام الحاسوب وبرامج الأوفيس (مثل وورد، إكسل، وباوربوينت)
- شخصية إيجابية، تستمتع بمساعدة الآخرين وتتحلى بالصبر والمرونة
سيكون من الرائع لو كان لديك:
- خبرة سابقة في المجال الإداري أو الاستقبال
- معرفة أساسية بإجراءات التأشيرة أو الأعمال المكتبية في الإمارات
- قدرة على تحدث لغات أخرى بجانب العربية والإنجليزية
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- توفير التأشيرة والإقامة (أمان وظيفي بدون قلق)
- سكن مؤمّن من الشركة في موقع استراتيجي بديرة
- أجواء عمل مساندة تستقبل الترحيب بالأفكار الجديدة
- فرص تطوير مهني مع خبراء في مجال الإدارة
- ساعات عمل مرنة قدر الإمكان لتناسب احتياجاتك الشخصية
- فريق متعاون وأنشطة اجتماعية تكسر الروتين وتجدد الطاقة
نحن نؤمن بأن الموظفين السعداء هم سر نجاح كل مؤسسة! إذا رغبت أن تكون جزءًا من هذه البيئة، وترغب في الانطلاق في مسار إداري متجدد — هذا هو الوقت المناسب للانضمام إلينا.
ملاحظة: شركة التوظيف تتقاضى رسومًا على طلب التوظيف، وسيتم توضيح التفاصيل عند التواصل معك.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن تجربة سابقة لك في تنظيم مكتب أو دعم فريق إداري. كيف ساعدت في تحسين سير العمل اليومي؟
- كيف تتعامل مع ضغوط تعدد المهام أو الطلبات المفاجئة خلال يوم عمل مزدحم؟
- إذا حضرت مجموعة من الزوار في نفس الوقت وكان عليك تجهيز قاعة اجتماع عاجلة، كيف ستنظم أولوياتك؟
- ما هي الأدوات أو الطرق التي تفضلها لأرشفة الوثائق وضمان سهولة الرجوع إليها عند الحاجة؟
- هل صادفت مراسلة حساسة أو مشكلة في البريد الإلكتروني أو الطرود؟ كيف تعاملت معها؟
- صف لنا موقفًا عملت فيه على تنسيق فعال بين أكثر من إدارة أو قسم داخل الشركة. كيف تجاوزت التحديات؟
- كيف تضمن أن يكون استقبال الزوار وتقديم الخدمة لهم يتم دائمًا بصورة احترافية وودودة، حتى في اللحظات المزدحمة أو المتوترة؟
- إذا لاحظت وجود إجراء إداري غير عملي أو استهلاك للوقت، كيف ستقترح تحسينه وما الخطوات التي ستتخذها؟
- ما مدى إلمامك ببرامج مايكروسوفت أوفيس؟ هل لديك مثال عملي على استخدامك لإكسل أو باوربوينت في دعم أعمال المكتب؟
- كيف تتصرف إذا كان لديك مهمة عاجلة من المدير، وأخرى من موظف في إدارة أخرى وكلتاهما تحتاجان لإنهاء سريع؟
- هل سبق لك متابعة أو تنسيق تكاليف إدارية أو لوجستيات لمكتب أو فريق ما؟ ما أدواتك لضبط التكاليف والمتابعة؟
- كيف تتعامل مع بيئة عمل متعددة الجنسيات والثقافات؟ ما الذي يهمك لضمان التواصل الفعال مع فريق متنوع؟
- حدثنا عن موقف أبديت فيه مرونة أو صبرًا أثناء التعامل مع مشكلة إدارية أو موظف صعب.
- لماذا تعتقد أنك تت