حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
فرصة جديدة لكل محبي العمل الإداري والتنظيمي! إذا كنت شخصًا يستمتع بنسج التفاصيل مع الصورة الكبيرة، ولديك شغف بأن تكون محور الحماس والديناميكية في المكتب، فقد تكون هذه الوظيفة هي الانطلاقة التي تنتظرها. نحن نبحث عن مساعدين إداريين وموظفين إداريين للانضمام إلى فريقنا في قلب دبي — على شارع الرقة في منطقة ديرة. ستجد هنا بيئة شابة، متعاونة، وقريبة من نبض الحياة في المدينة، مع امتيازات عملية تجعل من هذه الفرصة خيارًا يصعب تفويته في الوقت الحالي.
لمحة عن الشركة
لدينا فريق صغير متماسك ينبض بالطاقة والتنوع، وقد اعتدنا أن نحتفل بالإنجازات سواء كانت كبيرة أم صغيرة. ستلاحظ منذ اليوم الأول أننا نؤمن بأن الأجواء الإيجابية بين الزملاء تصنع الفارق في بيئة العمل. نجتمع غالبًا في استراحة القهوة ونشارك أفكارنا بحرية، فلا مكان للتعقيد الروتيني هنا. نحن الآن في مرحلة توسع، ونسعى لتقوية عائلتنا المحترفة بأفراد لديهم روح المبادرة ويحبون خوض تحديات جديدة بأجواء من الدعم المتبادل.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم بأفضل صورة تمثل شركتنا
- تنظيم وأرشفة المستندات الورقية والإلكترونية بشكل دقيق وسريع الاسترجاع
- تنسيق وإعداد الجداول الزمنية للاجتماعات والمواعيد الداخلية والخارجية
- متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات اليومية للعملاء والشركاء
- تقديم الدعم الإداري اليومي للفريق، ومساعدة الأقسام المختلفة عند الحاجة
- إنجاز طلبات الشراء الداخلية ومتابعة احتياجات المكتب من مواد وأدوات
- كتابة التقارير البسيطة وملخصات الاجتماعات عند الحاجة
- المساهمة في تنسيق الفعاليات والورش الداخلية الصغيرة
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- إقامة سارية ومكان إقامة حالياً داخل دولة الإمارات
- خبرة عملية في العمل الإداري أو التعامل مع العملاء، حتى لو كانت بسيطة
- قدرة جيدة على استخدام الحاسب الآلي والبريد الإلكتروني وبرامج المكتب الأساسية
- مهارات تنظيم قوية والانتباه للتفاصيل الصغيرة
- شخصية لبقة وودية في التواصل مع الآخرين
- حسن التصرف تحت الضغط والقدرة على ترتيب الأولويات
مميزات إضافية (ليست إلزامية):
- إجادة اللغة الإنجليزية (كتابة ومحادثة)
- خبرة سابقة في مكاتب داخل دبي
- معرفة أولية بإجراءات الموارد البشرية أو الخدمات اللوجستية
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري مجزي يتراوح بين 3200 – 3800 درهم، حسب الخبرة والكفاءة
- سكن مُريح وملائم مقدم من الشركة
- مواصلات منظمة لضمان سهولة الوصول إلى المكتب يوميًا
- تأشيرة عمل وجميع الإجراءات الحكومية مكفولة على الشركة
- بيئة عمل متعددة الجنسيات، مرنة وداعمة للتعلم
- أي امتيازات إضافية ينص عليها قانون العمل الإماراتي
معنا ستجد مساحة لتطوير مهاراتك يومًا بعد يوم، وتستمتع بفريق يحترم الإبداع، ويشجع على المبادرة. شركتنا تؤمن أن الدعم والاحترام المتبادل هما الأساس لكل نجاح — فهل أنت مستعد لتجربة مهنية تمنحك أكثر من مجرد وظيفة؟
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تتعامل عادة مع تنظيم وأرشفة المستندات الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الاسترجاع وسرعة الوصول إليها؟
- إذا وصل ضيف مهم إلى المكتب دون موعد مسبق، كيف ستستقبله وما هي الخطوات التي ستتخذها لتمثيل الشركة بأفضل صورة؟
- احكِ لنا عن موقف اضطررت فيه إلى ترتيب أولويات عدة مهام إدارية في وقتٍ ضيق... كيف حددت ما يجب العمل عليه أولاً؟
- ما الأدوات أو برامج الحاسب التي تجيد استخدامها في أعمالك الإدارية اليومية؟ وهل لديك خبرة تحديدًا مع برامج Microsoft Office أو البريد الإلكتروني؟
- كيف تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكثرة؟ هل لديك طريقة معينة لترتيبها أو الرد عليها لضمان سرعة الاستجابة؟
- عندما تطلب الأقسام الأخرى مساعدتك بشكل مفاجىء أثناء ضغط العمل، كيف توازن بين مهامك الأساسية وطلبات الفريق؟
- مرَّ عليك موقف شعرت فيه بأنك ساهمت فعلاً بنشر الطاقة الإيجابية أو بناء علاقة جيدة مع الزملاء في بيئة عمل صغيرة؟ احك لنا كيف؟
- كيف تتصرف في حال وقع خطأ في مستند مهم أو فاتك موعد اجتماع؟ ما الخطوات التي ستتخذها لتدارك الموقف؟
- هل سبق لك تنسيق أو المشاركة في تنظيم فعالية أو ورشة عمل داخل المكتب؟ كيف خططت للتفاصيل وما أصعب تحدٍ واجهته؟
- ما الذي يجذبك في العمل ضمن بيئة متعاونة وصغيرة كفريقنا؟ كيف تتخيل مساهمتك في الحفاظ على روح الفريق؟
- إذا كان أحد العملاء يشعر بالانزعاج أو الغضب عند القدوم للمكتب، كيف ستتعامل معه وتدير الحوار بشكل محترف؟
- حدثنا عن مهاراتك في كتابة التقارير أو ملخص الاجتماعات — هل لديك طريقة معينة لتلخيص النقاط الرئيسية و