حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
فرصة جديدة في انتظارك لو كنت تبحث عن دور إداري من قلب دبي وعلى شارع الشيخ زايد النابض بالحياة! منصب "موظف إداري" في مجموعتنا ليس مجرد وظيفة روتينية، بل هو مساحة لتستثمر طاقتك الإبداعية ومهاراتك التنظيمية يوميًا وتصبح جزءًا من فريق يؤمن بقيمة كل فرد فيه. إذا كنت صاحب طموح وتستمتع بالعمل ضمن بيئة تدعم التطور الدائم، فهذه الفرصة صنعت من أجلك.
لمحة عن الشركة
فريقنا متنوع، متعاون، ويحب اللحظة التي تتحول فيها الأفكار البسيطة إلى ابتكارات ملموسة. نحرص دائمًا على أجواء عمل مريحة وصحية، حيث تبادل القهوة الصباحية والضحكات لا يقل أهمية عن الاجتماعات الجادة وإنجاز الأهداف. في كل ركن من شركتنا لمسة حيوية، وثقافتنا تجمع بين احترافية الأداء وروح الأسرة التي تجعل الجميع يشعر بالانتماء منذ اليوم الأول. نحن من الشركات التي تنمو بثبات في دبي، ونؤمن بأن النجاح يبدأ من الأشخاص الرائعين الذين نصطفّ معهم.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم المراسلات الورقية والإلكترونية وتوزيعها بفعالية على أعضاء الفريق.
- إعداد جداول المواعيد والاجتماعات مع الحرص على الدقة والالتزام بالمواعيد النهائية.
- كتابة وتنسيق التقارير والمستندات باستخدام Microsoft Word وExcel.
- المساهمة في أتمتة بعض المهام المكتبية اليومية بالاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي (مثل ChatGPT).
- الرد على الاستفسارات الهاتفية والبريدية وتقديم الدعم الإداري اليومي للأقسام المختلفة.
- متابعة تقارير الحضور والانصراف وتحديث البيانات الخاصة بالموظفين بشكل منتظم.
- المساعدة في تنسيق عمليات التوظيف واستقبال الموظفين الجدد.
- دعم عمليات شراء الأدوات والمستلزمات المكتبية بالتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية.
- المساهمة في الحفاظ على بيئة عمل منظمة وفعّالة من خلال إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات يجب توفرها:
- شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
- إجادة ممتازة للغة الإنجليزية: كتابة وتحدثًا.
- إتقان متقدم في استخدام Microsoft Office (خصوصًا Word وExcel).
- إلمام جيد بأدوات الذكاء الاصطناعي المكتبية (ChatGPT أو أدوات مشابهة).
- مهارات قوية في تنظيم المهام وإدارة الوقت مع قدرة مثبتة على التنسيق وتعدد المهام.
- دقة وملاحظة للتفاصيل، وروح المبادرة الذاتية في إنجاز الأعمال.
مميزات إضافية:
- خبرة إدارية سابقة ضمن السوق الإماراتي تعد ميزة قوية.
- معرفة جيدة باللوائح المحلية أو التعاملات مع الدوائر الحكومية في دبي.
- حُب العمل في بيئة ديناميكية والاستمتاع بتعلّم مهارات جديدة.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — يسرنا التعرف عليك ونسعد بقراءة سيرتك!
المزايا والفوائد
- مكان عمل راقٍ في موقع استراتيجي على شارع الشيخ زايد بدبي.
- أجواء عائلية داعمة وفريق متفاعل يؤمن بالمبادرة وروح المشاركة.
- دوام مرن وإمكانية التعلّم والتطوّر الوظيفي على مدار العام.
- دعم عملي وتدريبات متخصصة في أحدث أنظمة الذكاء الاصطناعي المكتبية.
- أنشطة اجتماعية دورية وكوب قهوة يومي مضمون.
- تقدير حقيقي للإنجاز وفرص للترقية مع نمو الشركة.
نحن نؤمن بأن العمل يجب أن يكون مساحة لتحقيق الذات وليس مجرد وظيفة عابرة. إذا كنت متحمسًا لتصبح جزءًا من قصة نجاح متجددة، فمكانك هنا بيننا!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن تجربة سابقة قمت فيها بتنظيم المراسلات الورقية والإلكترونية لفريق متعدد الأعضاء. كيف أدرت توزيع المهام وضمنت وصول المعلومات للجميع في الوقت المناسب؟
- كيف تقيّم مستواك في استخدام Word وExcel؟ اذكر مثالًا عمليًا أعددت فيه تقارير أو جداول بيانات معقدة، وما التحديات التي واجهتك.
- ما هي أدوات الذكاء الاصطناعي المكتبية التي استخدمتها، وكيف ساعدتك في أتمتة أو تسريع المهام الإدارية اليومية؟
- إذا طُلب منك تنسيق عدة اجتماعات عاجلة لفريقين مختلفين في نفس اليوم، كيف ستتعامل مع تنظيم الجداول وترتيب الأولويات تحت ضغط الوقت؟
- هل سبق لك التعامل مع إجراءات تعيين موظفين جدد أو تنظيم عمليات التوظيف؟ صِف دورك تحديدًا في هذه العملية.
- اشرح كيف كنت تتابع تقارير الحضور والانصراف للموظفين، وكيف تضمن دقة البيانات وتحديثها باستمرار.
- في حالة تلقي استفسار هاتفي عاجل أثناء إعداد تقرير مهم، كيف تفضّل إدارة الموقف؟
- حدثنا عن موقف واجهت فيه خطأ أو عدم دقة في أحد المستندات أو البيانات، وما الخطوات التي اتخذتها لمعالجته وضمان عدم تكرره.
- كيف تتكيف عادةً مع بيئة عمل ديناميكية تتطلب منك التعلّم السريع والتعامل مع تغيير الأولويات باستمرار؟
- هل سبق لك التنسيق مع جهات حكومية أو خارجية في دبي؟ شاركنا بتجربة وأبرز ما تعلمته حول التعامل مع اللوائح المحلية.
- في رأيك، ما الذي يجعل فريق العمل متعاونًا وبيئة الشركة محفزة للمبادرة وتطوير الذات؟
- كيف تساهم روح الدعابة أو الأجواء الإيجابية في إنتاجيتك الشخصية أو