حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنت من الأشخاص الذين يحبون أن يكون كل شيء منظمًا وفي مكانه الصحيح، وتجد متعة في متابعة التفاصيل الصغيرة قبل الكبيرة، فهذه الفرصة قد تكون هي الخطوة التالية في مسيرتك المهنية! نحن نبحث عن موظف/موظفة إداري/إدارية يملك حس المبادرة ويجيد التنسيق والترتيب، ليكون حجر الأساس في دعم سير العمل اليومي داخل فريقنا النشط. لو كنت تفضل بيئة مليئة بالحيوية حيث لا تتشابه الأيام، فهذا الدور يمنحك الفرصة لأن تترك بصمتك كل يوم.
لمحة عن الشركة
نحن فريق صغير ولكننا نؤمن أن التعاون الحقيقي هو سر النجاح، نجتمع كل صباح على كوب قهوة ونستمتع بمشاركة الأفكار والاستماع لبعضنا البعض. ثقافتنا قائمة على الوضوح والاحترام، ونشجع دائماً على التعلّم والتطور الذاتي. نحن الآن في مرحلة نمو متسارعة، وهذا يعني الكثير من الفرص لمن يحب العمل الديناميكي والمشاركة في وضع بصمته في كل ركن إداري. هنا لن تكون مجرد شخص ينفذ التعليمات بل ستكون شريكنا في تحسين بيئة العمل وإضفاء روح التنظيم على كل التفاصيل.
المهام والمسؤوليات
- إدارة كافة المهام الإدارية اليومية، من استقبال الضيوف وحتى تجهيز مستندات العمل.
- الرد على المكالمات الهاتفية باحترافية ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى.
- حفظ وتنظيم ملفات الشركة والسجلات الورقية والإلكترونية بما يضمن سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- تنسيق وجدولة الاجتماعات وترتيب التقويمات بشكل يضمن انسيابية جدول الفريق والمديرين.
- التنسيق المستمر مع فرق العمل الداخلية والعملاء لترتيب الاحتياجات اللوجستية أو متابعة الطلبات والمشاريع المشتركة.
- المساهمة في تحسين العمليات الإدارية واقتراح أفكار تسهّل سير العمل.
- المساعدة في تجهيز العروض التقديمية أو الوثائق الرسمية عند الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
الأساسيات
- خبرة سابقة في العمل الإداري أو السكرتارية (حتى لو فترة قصيرة أو تدريبية).
- إتقان التعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس (خصوصًا Word وExcel وOutlook).
- مهارة عالية في التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.
- قدرة مرنة على التعامل مع المواقف المفاجئة أو حل المشكلات بسرعة.
- التمتع بلباقة التواصل الكتابية والشفوية باللغتين العربية (والإنجليزية ميزة إضافية).
مميزات إضافية
- معرفة بالتعامل مع أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية أو أدوات التعاون مثل Google Workspace.
- خبرة في تنسيق الفعاليات أو الدعم اللوجستي.
- خلفية بسيطة في المحاسبة أو متابعة الفواتير.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- بيئة عمل مرنة وداعمة تهتم بتطوير كل فرد في الفريق.
- فرص للتدريب المستمر واكتساب مهارات جديدة إدارية وتقنية.
- إمكانية العمل الهجين (جزئيًا من المنزل حسب الاتفاق).
- اهتمام جدي بالاستماع إلى أفكارك واقتراحاتك لتحسين سير العمل.
- دوام مريح وأيام إجازة متوازنة لدعم توازن حياتك المهنية والشخصية.
نحن نؤمن أن الشخص المنظم والشغوف يمكنه أن يحدث فرقًا حقيقياً في شركتنا. إذا وجدت نفسك في هذا الوصف، يسعدنا أن نتعرف عليك قريبًا!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تتعامل عادة مع تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وما هي الأدوات أو الأساليب التي تستخدمها لضمان سهولة الوصول إليها؟
- صف لنا موقفًا واجهت فيه تغييرًا مفاجئًا في أولويات عملك اليومية. كيف تعاملت مع ذلك، وما النتيجة؟
- حدثنا عن تجربتك في تنسيق الاجتماعات وجدولة التقويمات. كيف تضمن ألا تحدث تعارضات أو تضارب في المواعيد؟
- كيف توازن بين تنفيذ مهام متعددة تحت الضغط مع المحافظة على جودة العمل والدقة في التفاصيل؟
- ما هي البرامج أو الأدوات التقنية التي تشعر أنها ضرورية لأي موظف إداري ولماذا؟ هل سبق واستخدمت Google Workspace أو أنظمة مماثلة؟
- أعط مثالًا على فكرة أو مبادرة اقترحتها سابقًا لتحسين العمليات الإدارية في مكان عملك. كيف نفذتها، وما كان تأثيرها؟
- ما الخطوات التي تتبعها عند استقبال ضيف مهم، وما الأمور التي تحرص على إعدادها مسبقًا؟
- هل سبق وعملت على إعداد عروض تقديمية أو وثائق رسمية؟ كيف تضمن أنها مرتبة وتعكس صورة احترافية للفريق أو الشركة؟
- كيف تتعامل مع شخصيات مختلفة في الفريق أو مع العملاء، خاصة إذا ظهرت اختلافات أو توتر في المواقف؟
- في رأيك، ما الدور الذي يلعبه التنظيم الإداري في مساهمة الفريق ببيئة عمل صحية وإيجابية؟
- كيف تطور من نفسك في مجال العمل الإداري أو ما المهارات التي تحرص على اكتسابها لتواكب بيئة عمل متغيرة؟
- اذكر موقفًا كان عليك فيه التواصل مع زملاء أو عملاء بلغتين وأثر ذلك على فاعلية العمل.
- إذا لاحظت أن هناك فرصة لتحسين سير العمل أو أتمتة مهمة متكررة، كيف تحب أن تطرح هذه الفكرة على الفريق؟
- ما الذي يجذب