حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
فرصتك للانضمام إلى بيئة عمل ديناميكية في دبي! إذا كنتِ باحثة عن تحدٍ جديد في مجال السكرتارية وإدخال البيانات، فهذا الدور مصمم ليجمع بين مهارات التنظيم الممتازة والإدارة الذكية، وسط مشاريع ضخمة في قلب صناعة المقاولات. هنا، لن يكون يومك مملاً أبداً، وستكتسبين خبرة متنوعة ضمن فريق يقدر المبادرة والاحترافية.
عن الشركة
نحن شركة رائدة في عالم المقاولات الكهربائية والميكانيكية بدبي، نشتهر بتنفيذ مشاريع ضخمة تتطلب دقة وجودة عالية في كل التفاصيل. أجواؤنا ودية وداعمة، يعتمد الزملاء على بعضهم البعض لإنجاز المهام بسلاسة، ونحتفل بكل نجاح صغير أو كبير معاً. نؤمن أن كل موظف يضيف قيمة حقيقية لرحلتنا، ونهتم بنمو كل فرد ضمن فريق العمل.
المهام والمسؤوليات
- إدخال البيانات المالية والإدارية الخاصة بالمشاريع بدقة وسرعة.
- التعامل مع البريد الإلكتروني اليومي والرد على استفسارات المقاولين والعملاء باحترافية.
- متابعة وإعداد عقود العمل للمقاولين بالتنسيق مع الإدارة.
- جدولة وتنظيم اجتماعات الفريق وحفظ المراسلات الإدارية إلكترونياً.
- متابعة عمليات دفع الموردين وتحضير كشوفات دورية بالمستحقات.
- تنسيق الوثائق والمستندات وتسهيل تدفق المعلومات بين الأقسام.
- دعم الفريق الإداري في ترتيب الأولويات وحل المشكلات اليومية بمرونة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات تهمنا:
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أعمال السكرتارية أو إدخال البيانات، ويفضّل ضمن شركات المقاولات أو المشاريع.
- إجادة تامة للغة الإنجليزية (كتابة ومحادثة).
- مهارات عالية في استخدام الكمبيوتر وبرامج أوفيس بالإضافة لإدارة البريد الإلكتروني.
- دقة، تنظيم، وسرعة في الإنجاز، مع قدرة واضحة على الحفاظ على سرية المعلومات.
لو كان عندك أيضاً:
- معرفة بإعداد التقارير المالية أو متابعة دفعات الموردين.
- خبرة باستخدام برامج إدارة المشاريع أو أي نظام أتمتة إداري.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — قد تكونين أنت بالضبط من نحتاجه بفريقنا!
المزايا والفوائد
- أجواء عمل داعمة وأشخاص متعاونون دوماً.
- فرص تدريب وتطوير مهني لمساعدتك على التقدم في مسارك الوظيفي.
- ساعات عمل مرنة وإمكانية التفاهم حول الإجازات والظروف الطارئة.
- راحة مكتبية، أدوات عمل حديثة، وقهوة دائماً جاهزة!
- استقرار وظيفي وثقة الإدارة في موظفيها.
هنا ستشعرين بأن مساهمتك تحدث فرقاً حقيقياً، وستلمسين تقدير الفريق لكل جهد تبذلينه يومياً. إذا أردتِ بيئة عمل تحتضن طموحاتك، وتؤمن بقدرة الجميع على التطور — هذه فرصتك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تصفين خبرتك السابقة في العمل كسكرتيرة أو بإدخال البيانات ضمن شركات المقاولات أو بيئة مشاريع مماثلة؟ ما الأدوات أو البرامج التي كنت تعتمدين عليها؟
- عند التعامل مع بيانات حساسة ومعلومات المشاريع المالية، ما هي الإجراءات التي تعتمدينها للحفاظ على الدقة والسرية؟
- شاركينا موقفاً واجهتِ فيه ضغط مواعيد متعددة (جدولة اجتماعات، متابعة دفعات، إعداد مستندات) — كيف نظمتِ أولوياتك وما كانت النتيجة؟
- لديكِ رسالة بريد إلكتروني واردة من مقاول تطلب توضيحاً حول بند في العقد، اطّلعي كيف ستقومين بالرد عليه ومتابعة الطلب مع الإدارة؟
- حدثينا عن خبرتك في إعداد التقارير المالية أو متابعة كشوفات مستحقات الموردين. هل سبق وأن تعاملتِ مع أنظمة محاسبية أو جداول Excel متقدمة؟
- إذا طُلب منك تنسيق الوثائق بين عدة أقسام ضمن مشروع كبير، ما هي الخطوات التي تتبعينها لضمان وصول المعلومات للطرف المناسب دون تأخير؟
- ما مدى كفاءتك في استخدام برامج أوفيس (Word, Excel, Outlook) وفي تنظيم البريد الإلكتروني وحفظ المراسلات الإدارية إلكترونياً؟
- كيف تتعاملين مع مهمة تتطلب سرعة كبيرة في الإنجاز دون المساس بجودة ودقة العمل؟
- احكي لنا عن موقف اضطررتِ فيه إلى إيجاد حل فوري لمشكلة إدارية أو صحيّة حدثت في غياب مديرك. كيف تصرفتِ وماذا تعلمتِ من التجربة؟
- في حال واجهتِ زميلة تعاني تحت ضغط العمل، كيف تتعاملين مع الوضع وتساعدين الفريق على الحفاظ على أجواء تعاون ودعم؟
- كيف ترين أهمية التواصل الفعال في بيئة تعتمد على التنسيق اليومي والتعامل المستمر مع مقاولين وإدارة عليا