حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحثين عن قفزة جديدة في مسارك المهني وتحبين العمل بالقرب من صُنّاع القرار؟ لدينا فرصة مثالية لكِ! شركة وساطة عقارية بارزة على شارع الشيخ زايد في دبي تبحث عن مساعدة تنفيذية للرئيس التنفيذي تضيف لمستها المميزة إلى قلب فريق متحمس وسريع الحركة. هذه ليست وظيفة سكرتاريا روتينية — بل دور محوري لمن تؤمن بأن التنظيم واللباقة والإبداع يمكن أن يحدثوا فرقًا في كل يوم عمل.
لمحة عن الشركة
نحن فريق يحب الأجواء الديناميكية ويجمع بين الطموح وروح الفريق الواحد. نكبر بسرعة في سوق العقارات، ويبرزنا شغفنا بتقديم الخدمة والعمل الجاد مع التقدير الحقيقي لكل فرد بيننا. لدينا عادة صباحية صغيرة: بداية أسبوعنا بقهوة جماعية ونقاشات تحفيزية. نؤمن أن مناخ العمل الإيجابي أساس النّجاح، لذلك ستجدين دائمًا من يشجعك على المبادرة والتطوير.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وتنظيم جدول أعمال الرئيس التنفيذي، وتنسيق جميع الاجتماعات والمواعيد بدقة ومرونة.
- متابعة الالتزامات اليومية والتأكد من سيرها بسلاسة دون تفويت أي تفاصيل هامة.
- حضور الاجتماعات مع الرئيس التنفيذي أو نيابته عند الحاجة، وتسجيل المحاور الرئيسية بشكل احترافي.
- تمثيل الشركة أمام العملاء والشركاء ببراعة ولباقة، وأن تكوني واجهتنا الأولى في التعاملات الرسمية.
- إعداد وصياغة المراسلات والوثائق، وضمان خلوها من الأخطاء مع الحفاظ على الأسلوب الاحترافي.
- متابعة البريد الإلكتروني والرد على المراسلات الهامة، وترتيب المهام حسب الأولوية.
- دعم الرئيس التنفيذي في التحضير للفعاليات الرسمية وخطط العمل المستقبلية.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- خبرة سابقة كمساعدة تنفيذية أو إدارية، ويفضل في بيئة عمل سريعة مثل العقارات أو الشركات الكبرى.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية كتابة وتحدثًا.
- مهارات تواصل قوية، وقدرة على التعامل مع شخصيات مختلفة بثقة واحترافية.
- تنظيم رائع واهتمام استثنائي بالتفاصيل، مع القدرة على التكيف في المواقف غير المتوقعة.
- إجادة استخدام برامج أوفيس والخلق في التعامل مع الأنظمة الرقمية.
ميزات إضافية:
- خبرة في تمثيل الإدارة العليا أمام العملاء.
- معرفة مسبقة بقطاع العقارات أو بأسواق دبي.
- شغف بالتحسين المستمر واستعداد لتعلم مهارات ومهام جديدة.
لا تستوفين كل المواصفات؟ لا مانع — المهم شغفك وروحك الإيجابية، شاركينا سيرتك وسنتحدث معكِ!
المزايا والفوائد
- بيئة عمل حديثة ملهمة في موقع مركزي بقلب دبي.
- راتب تنافسي مع حوافز مرتبطة بالأداء.
- ساعات عمل مرنة وأيام عمل هجينة حسب الحاجة.
- فرص واضحة للتعلم والتطور المهني والمشاركة في دورات تدريبية وفعاليات عقارية.
- فريق متعدد الجنسيات يحمل روح الدعم والعمل الجماعي في كل وقت.
هنا ستشعرين أنكِ جزء أساسي من النجاح اليومي. نؤمن أن القائد الناجح بحاجة لشريك تنفيذي قوي، وقد تكونين أنتِ هذا الدور!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- احكي لنا عن موقف سابق قمتِ فيه بتنظيم جدول أعمال مدير تنفيذي مزدحم، كيف تعاملتِ مع التغييرات المفاجئة أو الأولويات المتضاربة؟
- في حال طُلب منكِ حضور اجتماع مهم بدلاً من الرئيس التنفيذي، كيف تجهزين نفسكِ لضمان نقل جميع النقاط الرئيسية بدقة واحتراف؟
- أعطينا مثالاً على رسالة رسمية أو مراسلة أعددتها سابقًا، وكيف تأكدتِ من خلوها من الأخطاء وملاءمتها للطابع المؤسسي.
- كيف تقومين بفرز رسائل البريد الإلكتروني وتحديد ما يستدعي الرد العاجل أو الإحالة للرئيس التنفيذي؟
- شاركينا تجربة كان عليكِ فيها تمثيل الإدارة العليا أمام عميل أو شريك رئيسي. كيف حافظتِ على صورة الشركة الإيجابية؟
- ما هي الأدوات الرقمية أو البرمجيات التي تعتمدين عليها في تنظيم العمل اليومي، وهل لديكِ حلول مبتكرة لتوفير الوقت أو رفع الكفاءة؟
- إذا لاحظتِ خللاً في سير العمل أو وجود فرصة لتحسين عملية ما، ما الخطوات التي تتبعينها لاقتراح وتطبيق هذا التغيير؟
- حدثينا عن موقف كان عليكِ خلاله التعامل مع أكثر من مهمة عاجلة في نفس الوقت، كيف رتبتِ أولوياتكِ؟
- كيف تتعاملين مع ضغط العمل في الفترات التي تتزايد فيها الاجتماعات والمهام غير المتوقعة؟
- صفِ أسلوبكِ في التواصل مع أشخاص من خلفيات وثقافات متنوعة ضمن فريق العمل، وكيف تضمنين بقاء التعاون والإيجابية؟
- ما الذي يجذبكِ للعمل في قطاع العقارات، وكيف تعتقدين أن تجربتكِ ستضيف لفريق سريع ومتغير مثلنا؟
- كيف تحافظين على دافعكِ الشخصي وشغفكِ اليومي، خاصة في الأدوار التي تت