حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تتطلع لخطوة إدارية جديدة تحمل طابع التحدي والتميّز؟ لدينا فرصة استثنائية لمدير/ة تنفيذي ديناميكي لإدارة عمليات المكتب في منطقة القصيص بدبي. إذا كنت شخصًا يتحلى بالدقة والنظام ويحب جعل بيئة العمل أكثر سهولة وفعالية كل يوم، فقد يكون هذا الدور هو وجهتك القادمة. نحن نبحث عن شخص يحب التعامل مع التفاصيل، ينسق الجداول بسلاسة، ويدعم فريق الإدارة بحماس وثقة.
لمحة عن الشركة
فريقنا يجمعه طموح مشترك لبناء بيئة عمل تتسم بالاحترافية والدفء في آن معًا. نحن شركة تعمل في قلب دبي، حيث يتلاقى التنوع والابتكار مع الروح العائلية والاحترام المتبادل. تجد عندنا مساحة للنمو الشخصي والمهني، والأفكار الجديدة تلقى دائمًا آذانًا صاغية. نبني علاقاتنا على الصراحة والشفافية، ونؤمن أن نجاح الشركة يبدأ من سلاسة العمليات اليومية وراحة أفراد الفريق. وفي مكتبنا، ستجد أن القهوة الصباحية والنقاشات البنّاءة جزء من الروتين الجميل.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق وتنظيم الجداول الزمنية والاجتماعات وضمان عدم التعارض بين المواعيد.
- متابعة وإدارة جميع الوثائق الإدارية المهمة وأرشفتها بشكل يسهل الوصول إليه.
- دعم الإدارة العليا في تنفيذ القرارات ومتابعة سير العمل اليومي في المكتب.
- إعداد وتجهيز التقارير الدورية الخاصة بسير العمل والمشاريع الجارية.
- التواصل المستمر مع الأقسام الأخرى لضمان التكامل وسلاسة العمليات المكتبية.
- استقبال المراسلات الرسمية والتعامل مع الزوار بطريقة احترافية وودودة.
- متابعة متطلبات المكتب اليومية ورفع أي احتياج للصيانة أو الدعم الفني عند الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
- إقامة حالية في دولة الإمارات العربية المتحدة (شرط أساسي).
- خبرة سابقة لا تقل عن سنتين في مجال إدارة المكاتب أو السكرتارية التنفيذية.
- مهارات قوية في التنظيم والتخطيط والقدرة على إدارة عدة مهام في وقت واحد.
- إجادة استخدام الحاسب وبرامج الأوفيس (Excel, Word, Outlook) بكفاءة.
- احترافية في التعامل مع جميع المستويات الوظيفية ولباقة في التواصل.
- قدرة على حفظ السرية والالتزام بأعلى معايير المسؤولية.
مميزات إضافية إن وُجدت:
- إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا).
- خبرة سابقة في شركات كبرى أو بيئة عمل متعددة الجنسيات.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري مجزي يراوح بين 4000 – 6000 درهم إماراتي.
- الحصول على تأشيرة عمل وتأمين صحي شامل.
- توفر السكن والمواصلات.
- بيئة عمل تشجع على التعلم والتطوير المستمر، مع زملاء يحبون النجاح المشترك.
- ساعات عمل منتظمة تتيح تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية.
نحن نعتقد أن العمل معًا بروح إيجابية ودعم مستمر هو سر النجاح، وقد تكون هذه فرصتك للانضمام إلى فريق يحترم جهودك ووقتك. جميع التفاصيل تُناقش أثناء المقابلة.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدّثني عن تجربتك السابقة في إدارة المكاتب أو السكرتارية التنفيذية، وما أبرز الأدوات أو الأنظمة التي استخدمتها لتنظيم الجداول والوثائق؟
- كيف تتعامل مع طلبات متعددة في نفس الوقت لضمان عدم ضياع أي تفاصيل مهمة أو تداخل في المواعيد والاجتماعات؟
- هل يمكنك مشاركة موقف واجهت فيه تعارض في جداول المديرين؟ كيف نسقت لإعادة ترتيب المواعيد دون الإضرار بسير العمل؟
- ما الأساليب التي تعتمدها في أرشفة الوثائق الإدارية وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة؟
- صف طريقتك في إعداد التقارير الدورية؛ ماذا تتأكد من تضمينه في كل تقرير لضمان الوضوح وشمول كل نقاط المتابعة؟
- ما مدى إتقانك لبرامج الأوفيس، خاصة Excel وOutlook؟ هل يمكنك ذكر أمثلة لاستخدامك هذه البرامج لدعم العمليات الإدارية اليومية؟
- كيف تواكب متطلبات المكتب اليومية وتحرص على سرعة الاستجابة لأي احتياج للصيانة أو الدعم الفني؟
- تحدّث عن تجربة تواصلك مع أقسام أو موظفين من خلفيات متعددة داخل الشركة. كيف ضمنت التكامل وبيئة العمل المتعاونة؟
- صِف موقفًا احتجت فيه إلى الحفاظ على سرية معلومات أو مستندات حساسة. كيف أدرت الموقف؟
- عندما يتغير مخطط العمل فجأة أو تظهر أولويات جديدة، كيف تعيد ترتيب مهامك وتضمن عدم تفويت أي تفصيل؟
- برأيك، ما مواصفات المكتب أو بيئة العمل المثالية التي تساعدك على العطاء والتطوير الذاتي؟
- كيف تعتقد أنك ستُسهم في الحفاظ على أجواء فريق إيجابية وداعمة، خاصة في شركة يُبنى نجاحها على الصراحة والاحترام؟
- في حال ورود زائر أو اتصال رسمي أثناء ضغط العمل، كيف توازن بين مه