حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحثين عن خطوة جديدة في مسيرتك المهنية وسط أجواء نابضة بالحياة في دبي؟ لدينا فرصة مميزة في قلب منطقة البزنس باي، حيث تعلن شركة توكيلات رائدة عن حاجتها إلى سكرتيرة تنفيذية شغوفة بالتنظيم والتواصل وتبحث عن بيئة عمل تعترف بإمكاناتها وتدعمها. إذا كنتِ تتقنين التعامل مع الكمبيوتر وتتحدثين الإنجليزية بطلاقة، فقد تكونين أنتِ الشخص الذي نبحث عنه لتنظيم حياة الإدارة اليومية باحترافية وأناقة.
لمحة عن الشركة
في شركة توكيلات، لا نكتفي بمجرد إنجاز الأعمال؛ نحن نؤمن بأن لكل فرد تأثيره الخاص في نجاح الفريق. أجواؤنا مليئة بالحيوية، ونشجع المبادرة والتواصل المفتوح بين الجميع. نحتفل بالنجاحات الصغيرة والكبيرة، ونعتبر كل تحدٍ فرصة للتعلم والنمو. فريقنا متنوع وينتمي إلى خلفيات مختلفة، مما يجعل مكان العمل غنيًا بالأفكار والمواهب المتجددة. العادة المحببة لدينا؟ قهوة الصباح الجماعية وجلسات العصف الذهني كل أسبوع!
المهام والمسؤوليات
- تنظيم جداول الاجتماعات والمواعيد ومتابعتها بدقة مع الإدارة العليا.
- إعداد وكتابة تقارير ورسائل رسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
- تنسيق السفر والحجوزات، وترتيب الإقامات الخاصة بالمديرين والزوار.
- إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، وضمان الرد السريع والمهني.
- ترتيب الملفات والمستندات بطريقة منظمة تسهل الوصول إليها عند الحاجة.
- دعم الفريق الإداري في المهام اليومية وتقديم المساعدة عند الضرورة.
- التعامل مع برامج الكمبيوتر الأساسية والمتقدمة لإنجاز الأعمال بكفاءة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- خبرة مثبتة في العمل كسكرتيرة تنفيذية أو في دور إداري مماثل داخل أو خارج دولة الإمارات.
- إجادة استخدام الكمبيوتر وبرامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
- لباقة في الحديث واحترافية في التعامل مع جميع المستويات الإدارية.
- إتقان اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة (العربية ميزة إضافية).
- القدرة على تنظيم الوقت وتعدد المهام دون فقدان التركيز.
ميزات إضافية نحب رؤيتها:
- خبرة سابقة في شركات عقارية أو بيئة أعمال ديناميكية.
- مهارات تنسيق الفعاليات أو إدارة المكاتب.
- الاستعداد لتعلم مهارات جديدة والانفتاح على التطوير الذاتي.
لا تستوفين كل المتطلبات؟ لا بأس — نحن نهتم بالشخصية والطموح بقدر اهتمامنا بالخبرة، ويسعدنا دائمًا التعرف على أشخاص جدد!
المزايا والفوائد
- راتب مجزٍ يناسب خبرتك وكفاءتك.
- إقامة رسمية داخل الدولة.
- سكن أو بدل سكن حسب التفضيل.
- مواصلات مريحة لتسهيل تنقلاتك.
- بيئة عمل مشجعة تدعم التطور المهني والتعلم المستمر.
- فريق متعاون وجو عمل يُشعرك بأنكِ في بيتك الثاني.
نحن نؤمن أن الموظف مرتاح البال يعطي أفضل ما لديه — ولهذا نهتم بجعل كل يوم في شركتنا تجربة تستحق العيش. إذا كنتِ تبحثين عن مكان يقدّر جهودك ويدعم طموحاتك، فقد وجدتِ فرصتك المثالية!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- ما هي الخطوات التي تتبعينها عند تنظيم جدول اجتماعات مزدحم لعدة مدراء لضمان عدم وجود تعارضات أو تأخير؟
- كيف تتعاملين مع إعداد التقارير والمراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية؟ هل يمكنك مشاركة مثال على موقف تطلب منك الكتابة بكلا اللغتين؟
- ما مدى خبرتك في استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel وPowerPoint، في تنظيم المعلومات أو إعداد العروض التقديمية؟
- احكي لنا عن تجربة سابقة قمتِ فيها بتنسيق حجوزات السفر والإقامة للمديرين أو الضيوف، وكيف تعاملتِ مع أي تغييرات أو تحديات طرأت فجأة؟
- إذا تلقيتِ عدة اتصالات مهمة في نفس الوقت من أطراف مختلفة (عملاء، إدارة، موردين)، كيف تديرين الأولويات وتضمنين الرد السريع والمهني؟
- كيف تقومين بترتيب الملفات والمستندات بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها لاحقًا؟ هل تفضلين النظام الإلكتروني أم الورقي ولماذا؟
- صفي موقفًا واجهتِ فيه ضغط عمل عالٍ وعدة مهام متزامنة. كيف نجحتِ في تنظيم وقتك وتجنب الأخطاء؟
- كيف تتعاملين مع مدير لديه أسلوب عمل سريع ومتطلبات متغيرة باستمرار؟ ما الإستراتيجيات التي تعتمدينها للحفاظ على جودة الأداء؟
- حدثينا عن مناسبة شاركتِ فيها في تنظيم فعالية أو اجتماع كبير. ما الخطوات التي اتبعتيها لضمان سير كل الأمور بسلاسة؟
- ما الذي يجذبك في بيئة عمل متنوعة ومليئة بالحيوية مثل شركتنا؟ كيف تشاركين أفكارك أو تساهمين في جلسات العصف الذهني الأسبوعية؟
- كيف تبنين علاقات عمل إيجابية مع زملائك في بيئة متعددة الثقافات وتدعمين روح التعاون ضمن الفريق؟
- في حال واجه