حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل أنت شخص منظم بطبعك وتحب أن ترى كل شيء في مكانه الصحيح؟ إذا كنت تبحث عن فرصة عملية لتتعلم وتكتسب خبرة في قلب دبي النابض، فقد تكون وظيفة مساعد المكتب والمساعد الإداري في ديرة هي خطوتك التالية. هنا لن تكون مجرد موظف خلف مكتب، بل ستلعب دوراً محورياً في إبقاء كل تفاصيل العمل منسجمة وسلسة، وسط فريق يقدّر المبادرة وروح المساعدة.
لمحة عن الشركة
نحن مكتب متخصص في تقديم حلول الأعمال في دبي، ونركز دائماً على بناء بيئة عمل يشعر فيها كل فرد بأهميته. فريقنا متنوع، يجمع بين الخبرة والحماس، ونشجع على التعاون والمشاركة في صنع القرار. لدينا عاداتنا الصغيرة التي تخلق أجواءً ودية: فنجان قهوة مع بداية اليوم، نقاشات خفيفة حول الأفكار الجديدة، وروح مرحة تجعل من كل يوم عمل تجربة إيجابية. نحن في مرحلة نمو مستمر، ونهتم باستقطاب أشخاص يضيفون قيمة حقيقية للفريق.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم بطريقة لائقة.
- تنظيم وترتيب ملفات ومستندات المكتب بشكل يسهل الوصول إليه.
- المساعدة في إعداد التقارير البسيطة وجمع البيانات المطلوبة.
- متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات الأساسية.
- دعم أعضاء الفريق في الأعمال المكتبية اليومية مثل الطباعة والنسخ.
- التنسيق مع شركات الخدمات الخارجية عند الحاجة (خدمات التنظيف، الصيانة، إلخ).
- ترتيب جدول المواعيد والاجتماعات وتذكير الفريق بها.
- التأكد من توفر مستلزمات المكتب وطلب ما يلزم عند الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- إقامة سارية في دولة الإمارات العربية المتحدة.
- قدرة على استخدام برامج Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) بمستوى جيد.
- مهارات تنظيمية قوية وانتباه للتفاصيل.
- لباقتك في التعامل مع الناس وحرصك على تقديم المساعدة.
- مستوى جيد في اللغة العربية أو الإنجليزية (الأفضلية لمن يجيد اللغتين).
مميزات إضافية تُحتسب لك:
- خبرة سابقة في وظيفة مشابهة داخل الإمارات.
- معرفة بسيطة بإجراءات الموارد البشرية أو المحاسبة المكتبية.
- استعداد لتعلم مهارات جديدة وتطوير الذات.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري ثابت 3000 درهم إماراتي.
- تأشيرة عمل حسب قانون العمل الإماراتي.
- تأمين صحي يغطي احتياجاتك الأساسية.
- إجازة سنوية مدفوعة الأجر.
- فريق متعاون يشجع على التعلم والتطوير.
- مكتب في موقع حيوي يسهل الوصول إليه في ديرة.
نحن نؤمن أن بيئة العمل الإيجابية تصنع فرقاً كبيراً في الأداء والسعادة. إذا كنت تبحث عن بداية جديدة وسط أجواء داعمة، ستكون هذه فرصتك المثالية.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- ما هي تجربتك في تنظيم الملفات والمستندات بشكل يسهل الوصول إليه؟ هل يمكنك مشاركة طريقة أو نظام اعتمدته في وظيفة سابقة؟
- كيف تتعامل مع استقبال الزوار والعملاء بطريقة تعكس صورة إيجابية عن المكتب؟ هل تذكر موقفًا نجحت فيه في ترك انطباع جيد؟
- حدثنا عن مدى إلمامك ببرامج Microsoft Office، وكيف استخدمتها في مهامك اليومية السابقة، خاصة Word وExcel وOutlook.
- عندما تتلقى عدة طلبات من أعضاء الفريق في وقت واحد، كيف تحدد أولوياتك وتضمن إنجاز جميع المهام بكفاءة؟
- إذا طُلِب منك إعداد تقرير بسيط أو جمع بيانات معينة خلال وقت قصير، كيف تبدأ في تنفيذ ذلك؟
- هل سبق لك التنسيق مع شركات خارجية (مثل خدمات الصيانة أو التنظيف)؟ كيف تتابع تنفيذ الأعمال معهم؟
- كيف تتعامل مع مواقف الضغط، خاصة إذا حدثت أخطاء بسيطة في تنظيم الاجتماعات أو ترتيب جدول المواعيد؟
- صف موقفًا واجهت فيه تحديًا في التواصل مع شخص يختلف عنك في الخلفية أو اللغة، وكيف تجاوزت ذلك.
- في حال لاحظت نقصًا في مستلزمات المكتب ولم يطلبها أحد بعد، ما الخطوات التي تتخذها؟
- كيف تحافظ على دقتك وانتباهك للتفاصيل في الأعمال الروتينية والمتكررة؟
- ماذا تعني لك بيئة العمل الإيجابية، وكيف تساهم في خلق أجواء دعم وتعاون مع زملائك؟
- كيف تتعامل مع التعليقات أو الملاحظات البنّاءة من زملائك أو مديرك؟
- ما الذي يجذبك للانضمام إلى فريق متنوع في دبي، وكيف تعتقد أنك ستضيف قيمة له؟
- هل تفضل العمل ضمن فريق أم بشكل فردي، ولماذا؟