حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحث عن فرصة عملية تفتح لك أبواب التطور في عالم الشركات العالمية؟ نحن الآن نبحث عن مساعد مكتب للانضمام إلى فريقنا الحيوي في قلب دبي – ديرة. إذا كنت شغوفًا بالنظام، سريع البديهة، وتحب التواصل وتنظيم الأمور خلف الكواليس، فهذه الوظيفة مصممة لك. ستتعرف على تفاصيل العمل الإداري في بيئة تخطو بثبات نحو التميز، وتشارك في صنع الفارق كل يوم.
لمحة عن الشركة
نحن جزء من مجموعة مالية دولية تجمع بين الحضور العالمي وروح الفريق المحلي. ستجد لدينا بيئة عمل تحتفي بالتنوع، وتقدّر كل فكرة جديدة، وتؤمن بأن العمل الجماعي هو سر النجاح. فريقنا يضم خبرات من مختلف الثقافات، ونشجع دائمًا على التطوير المستمر والمبادرة. في مكتبنا في ديرة، ستجد أجواءً مريحة وديناميكية — من الاجتماعات السريعة على القهوة إلى احتفالات الإنجاز الصغيرة التي تجعل كل يوم عمل مميزًا.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق وإدارة جداول المواعيد والاجتماعات لفريق العمل والإدارة.
- متابعة المخزون من اللوازم المكتبية والتأكد من توفرها بشكل دائم.
- دعم عمليات الموارد البشرية، مثل تجهيز ملفات الموظفين ومتابعة الحضور والانصراف.
- أرشفة وحفظ السجلات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة وسهلة الاسترجاع.
- استقبال الزوار وتوجيههم حسب الحاجة، والتعامل مع المكالمات والاستفسارات.
- المساهمة في تنظيم الفعاليات الداخلية والاجتماعات وورش العمل.
- مساعدة الفريق الإداري في تنفيذ المهام اليومية حسب الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
الأساسيات:
- خبرة سابقة (حتى لو بسيطة) في دور إداري أو تنظيمي.
- مهارات تواصل ممتازة وقدرة على التعامل مع مختلف الجنسيات.
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- شخصية منظمة، مبادرة، وتهتم بالتفاصيل.
- القدرة على التكيف مع بيئة عمل متغيرة وسريعة الإيقاع.
- إقامة سارية المفعول داخل دولة الإمارات.
مميزات إضافية:
- إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة وتحدثًا).
- خبرة سابقة في شركات خدمات مالية أو بيئة عمل دولية.
- القدرة على إدارة عدة مهام في نفس الوقت دون فقدان التركيز.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- تأشيرة عمل لمدة سنتين وعقد عمل رسمي.
- بيئة عمل متعددة الجنسيات تفتح لك آفاقًا جديدة.
- فرص واضحة للتعلم والتطور المهني داخل الشركة.
- ساعات عمل مرنة ودعم لتحقيق التوازن بين الحياة والعمل.
- أنشطة وفعاليات اجتماعية تعزز روح الفريق.
في فريقنا، ستجد دائمًا من يشجعك على التطور ويحتفي بإنجازاتك. إذا كنت تبحث عن بداية قوية لمشوارك المهني أو ترغب في خوض تحد جديد في أجواء محفزة، هذه فرصتك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن تجربتك السابقة في الأدوار الإدارية أو التنظيمية. ما هي أهم المهام التي كنت مسؤولاً عنها يوميًا؟
- كيف تتعامل مع تنسيق جداول الاجتماعات المتعددة وضمان عدم حدوث تعارض بينها؟
- ما الأدوات أو الأنظمة التي تفضل استخدامها لأرشفة السجلات الورقية والإلكترونية؟ وهل لديك خبرة سابقة في ذلك؟
- اشرح كيف تتعامل مع متابعة المخزون من اللوازم المكتبية والتأكد من توفرها بشكل مستمر.
- إذا واجهتك مسألة تتعلق بموظف جديد يحتاج إلى تجهيز ملفه ومتابعة حضوره، كيف ستنظم هذه العملية؟
- حدثني عن موقف تعين عليك فيه استقبال زوار من خلفيات ثقافية مختلفة. كيف ضمنت تجربة ترحيبية وسلسة لهم؟
- أعطِ مثالاً عن مرة كان عليك فيها التوفيق بين عدة مهام عاجلة في وقت واحد. كيف رتبت أولوياتك؟
- كيف تتصرف إذا طرأت تغييرات مفاجئة على جدول أعمال الإدارة خلال اليوم؟
- صف موقفًا احتجت فيه للتواصل مع فريق متنوع الجنسيات والثقافات. كيف تضمن وضوح التواصل وتجنب سوء الفهم؟
- ما هي الاستراتيجيات التي تتبعها للحفاظ على تنظيمك وانتباهك للتفاصيل، خاصة في بيئة عمل سريعة الإيقاع؟
- كيف تتعامل مع الضغط، خصوصًا عندما يُطلب منك دعم أكثر من شخص أو قسم في آن واحد؟
- ما الذي يجذبك للعمل في بيئة دولية متعددة الثقافات مثل فريقنا في ديرة؟
- كيف تحافظ على روح إيجابية ومبادِرة حتى عند القيام بالمهام الروتينية اليومية؟
- هل سبق أن ساهمت في تنظيم فعالية أو ورشة عمل داخل الشركة؟ كيف كان دورك وما الذي تعلمته من تلك التجربة؟