حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
مرحباً بك في فرصة جديدة إذا كنت تبحث عن عمل مكتبي في قلب دبي النابض بالحياة! نحن نبحث عن مساعد مكتبي نشيط يمكنه جعل سير العمل اليومي أكثر سلاسة وفعالية. هنا لن تقتصر مهمتك على ترتيب الأوراق أو الجلوس خلف الشاشة، بل ستكون جزءاً حيوياً من فريق يقدر التنظيم ويبحث دائماً عن الأفضل. إذا كان لديك الدافعية والحس العالي بالتنظيم وتستمتع بأداء المهام المكتبية الذكية، فربما هذه فرصتك القادمة!
لمحة عن الشركة
مكتبنا يقع في منطقة الخليج التجاري، ضمن واحدة من أسرع البيئات نمواً وتغيراً في دبي. فريقنا متنوع، متعاون، ويقدّر المبادرات الفردية، ويفتح الباب دائماً للأفكار الجديدة. نحن نحب البدايات المبكرة وفنجان القهوة الصباحي المشترك، ونؤمن بأن العمل الجماعي الروح الحقيقية لنجاحنا. لا مكان للرتابة في يومنا—دائماً هناك شيء جديد نتعلمه أو نتقنه معاً.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية بشكل منهجي وسهل الوصول إليه.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر بكل دقة.
- تنسيق جداول الاجتماعات وإعداد غرف الاجتماعات عند الحاجة.
- دعم الفريق في طباعة، نسخ، وترتيب المستندات اليومية.
- تحديث ومتابعة قواعد البيانات الإدارية بشكل منتظم.
- استقبال الزوار والرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها للجهة المختصة.
- المساهمة في تجهيز الطلبات المكتبية والإشراف على المخزون.
- إجراء المهام المكتبية البسيطة على الحاسب مثل البريد الإلكتروني وجداول Excel.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- إقامة سارية داخل دولة الإمارات العربية المتحدة.
- خبرة سابقة لا تقل عن سنة في وظيفة مكتبية أو إدارية.
- إجادة التعامل مع برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- القدرة على ترتيب الأولويات وإنجاز المهام بكفاءة عالية.
- مهارات تواصل جيدة باللغة العربية أو الإنجليزية.
مميزات إضافية (إن وجدت):
- دراية بأنظمة إدارة الوثائق أو برامج الأرشفة.
- سرعة في الطباعة أو التعامل مع الجداول الإلكترونية المعقدة.
- القدرة على التعامل مع عدة مهام في نفس الوقت وهدوء تحت الضغط.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال! روح الحماس والقدرة على التعلم أهم من أي قائمة طويلة.
المزايا والفوائد
- راتب شهري تنافسي بين 3000 و4500 درهم إماراتي.
- تأشيرة عمل رسمية وتأمين صحي شامل.
- سكن مريح موفر من الشركة، بالإضافة إلى وسائل نقل يومية من وإلى العمل.
- إجازات سنوية مدفوعة وتقدير معنوي داخل الفريق.
- بيئة عمل داعمة وتعلم مستمر وفرص للتطور الوظيفي.
عاملنا الأهم هو أن تشعر بأنك جزء من العائلة هنا، نحن لا ننظر فقط إلى المهارات بل أيضاً إلى الطاقة الإيجابية والرغبة في العمل الجماعي والنمو اليومي. إذا كان هذا الوصف يلامس طموحك، لا تتردد بإرسال سيرتك إلينا!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تتعامل عادة مع تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إليها وخلوها من الفوضى؟
- صف تجربتك السابقة في تنسيق جداول الاجتماعات أو إعداد غرف الاجتماعات. كيف تضمن دقة المواعيد وترتيب المكان؟
- حدثنا عن موقف اعتمدت فيه على برامج Microsoft Office (خاصة Excel أو Outlook) لإنجاز مهامك المكتبية. ما أبرز التحديات التي واجهتها؟
- في حال ورد بريد عاجل يتطلب التعامل الفوري أثناء انشغالك بمهمة معقدة، كيف تحدد أولوياتك وتتواصل مع الفريق؟
- هل لديك خبرة في تحديث ومتابعة قواعد البيانات الإدارية؟ كيف تتحقق من دقة البيانات وصحتها؟
- كيف تتعامل مع استقبال الزوار أو الرد على مكالمات هاتفية في أوقات الضغط أو الانشغال؟ أعطِ مثالاً من تجربتك.
- إذا كنت مسؤولاً عن مراقبة المخزون المكتبي وتبين لك أن هناك نقصاً في بعض المستلزمات، كيف تتصرف وما الخطوات التي تتبعها؟
- صف موقفاً اضطررت فيه لتعلم برنامج أو نظام جديد مرتبط بعملك بسرعة. كيف تعاملت مع التغييرات التقنية؟
- هل سبق وواجهت صعوبة في تنفيذ عدة مهام في وقت واحد؟ كيف تعزز تركيزك وتحافظ على هدوئك تحت الضغط؟
- ماذا تعني لك الروح الجماعية في فريق العمل، وكيف تساهم شخصياً في تعزيزها؟
- ما الذي يلهمك للاستمرار بالتعلم وتطوير ذاتك في بيئة عمل متغيرة وسريعة النمو مثل التي نعمل فيها؟
- ما نوع بيئة العمل التي تشعر أنك تعطي فيها أفضل أداء؟ وكيف تتفاعل مع زملاء من خلفيات وثقافات متنوعة؟
- اتحدث عن موقف طرحت فيه فكرة جديدة أو حلاً مبتكراً وساهم ذلك في تحسين سير العمل.
- كيف تصف أسلوب