حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحث عن بداية قوية في عالم الموارد البشرية والإدارة المكتبية؟ لدينا فرصة لا تُفوت لمن يحب التنظيم ويجيد التعامل مع التفاصيل والأشخاص في آن واحد! نحن نبحث عن منسق مكتب وموارد بشرية ينضم إلى فريقنا النشيط في مصفح – إذا كنت ممن يفضلون بيئة ديناميكية وتحب أن تترك بصمتك في كل يوم عمل، فهذه الوظيفة صُممت لك.
نبذة عن الشركة
شركتنا للمقاولات ليست مجرد مكان للعمل… نحن فريق صغير بنكهة عائلية، نحترم الجهد ونشجع المبادرة، ونؤمن أنّ التواصل هو سر النجاح. أيامنا مليئة بالنشاط، ونحب أن نحتفل بالإنجازات الصغيرة قبل الكبيرة. مكتبتنا المفتوحة دائمًا للبن والقهوة الصباحية، الاجتماعات فيها وضوح وحديث مباشر بلا تعقيد – وأبواب الإدارة مفتوحة لكل فكرة جديدة أو اقتراح بنّاء. نحن الآن في مرحلة نمو، ونحتاج لمن يحب أن يساهم في وضع أسس العمل مع الفريق.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والرد على المكالمات الهاتفية وإدارة البريد الورقي والإلكتروني.
- تنظيم أرشيف الملفات والوثائق، وتحديثها بشكل منتظم.
- تقديم الدعم في عمليات الشراء الخاصة بالاحتياجات المكتبية.
- المشاركة في عمليات التوظيف الأولية، وتنظيم ملفات الموظفين وتحديث بياناتهم باستمرار.
- إعداد خطابات الموارد البشرية، العقود والمراسلات الرسمية المطلوبة.
- تجهيز التقارير الإدارية والمساعدة في إعداد المستندات التنظيمية المختلفة.
- جدولة وتنظيم الاجتماعات، وتنسيق التحضيرات البسيطة لها.
- دعم احتياجات الفريق اليومية وإيجاد حلول سريعة للمواقف الطارئة.
المؤهلات المطلوبة
- مؤهل دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة، الموارد البشرية أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة إدارية لا تقل عن سنة في دور مشابه.
- قدرة ممتازة على التنظيم والتعامل مع التفاصيل والمهام المتعددة في وقت واحد.
- إجادة استخدام برامج الأوفيس (وورد، إكسل، بريد إلكتروني).
- مهارات تواصل عالية بالعربية (إجادة الإنجليزية تعتبر ميزة إضافية).
- عقلية متعاونة وروح إيجابية داخل الفريق.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- بيئة عمل هادئة وداعمة تستطيع أن تتعلم فيها الكثير كل يوم.
- دوام مرن قدر الإمكان وراحة في تقسيم المهام.
- فرص حقيقية للتطور المهني واكتساب خبرات جديدة بالمشاريع المتنوعة.
- فريق عمل متعاون يحب الضحك وروح المبادرة ويقدّر الإنجاز.
- قهوة مجانية وجلسات نقاش أسبوعية مفتوحة للجميع.
دورك هنا لن يكون مجرد وظيفة مكتبية روتينية – بل فرصة حقيقية لتكون جزءًا من نجاح الفريق ولمس كل التفاصيل عن قرب. إذا كنت ترى نفسك في هذا الوصف، نحن في انتظارك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- تحدث عن تجربة سابقة لك في إدارة أو أرشفة ملفات ووثائق الشركة. كيف ضمنت سرعة الوصول إليها ودقتها؟
- كيف تنظم أولوياتك اليومية عندما يكون لديك مهام استقبال الزوار، الرد على المكالمات، وتجهيز تقارير إدارية في نفس الوقت؟
- ما الخطوات التي تتبعها لتحديث بيانات وملفات الموظفين بشكل دوري؟ وما الأخطاء الشائعة التي يجب الحذر منها؟
- صف لنا درجة إلمامك ببرامج الأوفيس—خاصة وورد وإكسل—واختر مثالاً عمليًا استخدمته لتنفيذ مهمة إدارية أو موارد بشرية.
- شاركنا تجربة قُمت فيها بتجهيز مراسلات رسمية أو عقود عمل من الصفر. كيف تحققت من صحتها وأسلوبها؟
- إذا تعرض المكتب لموقف طارئ مفاجئ (كغياب أحد أفراد الدعم أو تعطل خدمة ما)، ما الخطوات السريعة التي ستتخذها للحفاظ على سير العمل؟
- كيف تتعامل مع تعدد طلبات الفريق والتغييرات العاجلة في آخر لحظة مع الحفاظ على جودة التنظيم والهدوء؟
- أعط مثالاً عن موقف استقبلت فيه زائرًا أو مديرًا خارجيًا وواجهت تحديًا في التواصل أو التنسيق. ماذا فعلت؟
- كيف تسهم روحك الإيجابية وتعاونك مع الفريق في التغلب على ضغوطات أيام العمل المزدحمة؟
- حدثنا عن مرة بادرت فيها بتقديم اقتراح أو فكرة حسنت من بيئة العمل أو سير العمليات.
- كيف تقيّم أهمية الشفافية والصراحة في الاجتماعات والحوارات اليومية بالنسبة لك؟ وهل لديك أسلوب معين لتعزيز ذلك؟
- هل تفضل العمل في بيئة ذات طابع عائلي وتواصل مباشر، أم تفضل الأسلوب التقليدي الرسمي؟ ولماذا؟
- الشركة تقدر الإنجاز والروح المرحة—كيف