حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
بعض الفرص لا تأتي إلا نادرة، وهذه إحداها! نبحث حالياً عن مدير/ة مكتب يُبدع في التنظيم ويستمتع بترتيب الفوضى، للانضمام إلى طاقمنا المميز في النهدة، دبي. إذا كنت ترى في نفسك القائد الهادئ الذي يدير أجواء العمل بمرونة وإتقان، وتبحث عن وظيفة تقدر فيها خبرتك ومهاراتك البشرية، قد تكون هذه خطوتك التالية المثالية. ما يميز هذه الفرصة حقاً هو قدرتك على ترك بصمة واضحة في بيئة عمل متجددة ومليئة بالتحديات والفرص للنمو.
لمحة عن الشركة
روح التعاون هي شعارنا اليومي — هنا نؤمن ببيئة عمل سلسة توازن بين المهنية والدعم الإنساني، ونحب مشاركة النجاحات الصغيرة والكبيرة على حد سواء. في مرحلة نمو دائم، نولي اهتماماً كبيراً لكل فرد من أفراد الفريق، ونحتفل بالتنوع والخلفيات المختلفة التي تثري يومنا وأفكارنا. ستجد أجواء ودية حيث يلقى العمل المنجز تقديراً صادقاً، ونشجع النقاشات والتجارب الجديدة. مقرنا في منطقة النهدة يمنحنا الكثير من الحيوية، ونحن فخورون بأننا نبني مكان عمل يُشعر الجميع بالانتماء والطموح.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم جداول الإدارة العليا والاجتماعات، وترتيب المواعيد بكفاءة ودقة.
- قيادة وتوجيه موظفي الاستقبال والدعم الإداري، وضمان سير العمل اليومي بسلاسة.
- الإشراف على تنسيق المراسلات الرسمية والمستندات، وحفظها بطريقة منظمة.
- التعامل مع العملاء والزوار بلباقة واحترافية، وتقديم الدعم المطلوب لهم.
- متابعة المصروفات والعهد المكتبية، وتقديم تقارير دورية للإدارة المالية.
- تطوير آليات العمل الداخلي وتبسيط العمليات للارتقاء بكفاءة الفريق.
- مراقبة المخزون المكتبي وإدارة طلبات الشراء باحتراف.
- دعم بيئة العمل الإيجابية والمبادرة في حل المشكلات اليومية بسرعة وهدوء.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات لا غنى عنها:
- خبرة سابقة في إدارة المكاتب أو دور إداري مشابه في دولة الإمارات العربية المتحدة.
- قدرة تنظيمية وقيادية بارزة، مع انتباه دقيق للتفاصيل.
- إجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس بمختلف تطبيقاتها.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة، وإتقان العربية أو الإنجليزية.
- حضور مهني ومرونة في التعامل مع مختلف المستويات داخل وخارج الشركة.
- الإقامة الحالية داخل دولة الإمارات العربية المتحدة.
مميزات إضافية نحب رؤيتها:
- خبرة في بيئات عمل ديناميكية أو شركات نامية.
- مهارات حل مشكلات مبتكرة، وروح المبادرة.
- معرفة بأنظمة الأرشفة الرقمية أو برامج إدارة المهام.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري تنافسي يتراوح بين 6000 و10000 درهم إماراتي بحسب الخبرة.
- كل المزايا والحقوق التي ينص عليها قانون العمل الإماراتي.
- بيئة عمل ودية وداعمة تشجع على التطور المهني المستمر.
- ساعات عمل مرنة تُراعي الاحتياجات الشخصية.
- فرص فعلية للتقدم وممارسة المهارات القيادية يومياً.
هنا، ستشعر بأن لكل يوم إضافة جديدة، وأن لمستك تصنع فرقاً حقيقياً — نحن فريق يبحث عن قائد جديد لنحتفل معه بالنجاحات المقبلة!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- احكِ لنا عن تجربتك السابقة في إدارة مكتب أو دور إداري مشابه داخل الإمارات. ما كانت أبرز التحديات التي واجهتك، وكيف تعاملت معها؟
- كيف تتعامل عادة مع تنظيم جداول الإدارة العليا وترتيب مواعيدهم، خاصة إذا ظهرت أولويات طارئة متعارضة؟
- صف لنا أسلوبك في قيادة وتوجيه فرق الاستقبال والدعم الإداري. كيف تضمن سير العمل اليومي بسلاسة وتحفيز الفريق؟
- ما هي الخطوات التي تتبعها لترتيب المراسلات الرسمية والأرشفة، وهل سبق لك استخدام أي برامج أو أنظمة رقمية في تنظيم المستندات؟
- عايشنا موقفاً صعباً استقبلت فيه ضيفاً أو عميلاً مهمًا في وقت كانت فيه ضغوط العمل مرتفعة. كيف أدرت الموقف وضمنت تقديم الدعم باحترافية؟
- كيف تتحقق من متابعة المصروفات والعهد المكتبية بدقة، وهل لديك خبرة سابقة في إعداد التقارير المالية الدورية؟
- عندما تلاحظ أن أحد إجراءات العمل الداخلي غير فعال أو يسبب تعطيلاً للفريق، ما النهج الذي تتبعه لتطويره أو تبسيطه؟
- صف موقفاً طبقت فيه مهارات حل المشكلات بابتكار أو اقترحت مبادرة حسّنت من أجواء أو سير العمل.
- ما الأدوات أو التقنيات التي تجدها ضرورية لإدارة المخزون المكتبي وطلبات الشراء بكفاءة؟
- كيف تتعامل مع حالات التوتر أو ضغط العمل المفاجئ مع الحفاظ على هدوءك وحضورك المهني أمام الفريق أو الزوار؟
- بيئتنا تشجع التنوع وتبادل الأفكار — كيف تضمن أن الجميع يشعرون بالانتماء والدعم حتى في أوقات الانشغال أو التغيير؟
- قد تتغير الأولويات أو تظهر تحديات غير متوقعة في بيئة ديناميكية مثل شركتنا.