حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
مرحبًا بكِ في فرصة جديدة قد تفتح لكِ آفاقًا واسعة في عالم الأعمال! تبحث شركة مقاولات مرموقة تقع في قلب دبي – منطقة أبو هيل – عن موظفة استقبال لطيفة وحيوية للانضمام إلى الفريق. إذا كنتِ تتقنين الإنجليزية، وتبحثين عن بيئة عمل تقدر التفاصيل وتفتح لك مسارات للتطور، فقد تكون هذه الوظيفة بداية قصة نجاح جديدة لكِ.
لمحة عن الشركة
نحن لا نؤمن بالمكاتب الصامتة أو البيئة الرسمية المتحجرة. في شركتنا، الحركة لا تهدأ بين الزملاء، ويعتقد الجميع بأن حسن الاستقبال هو بوابة النجاح في أي علاقة عمل أو صفقة. ستجدين هنا فريقًا ودودًا اعتاد مشاركة القهوة الصباحية، وأعضاء لا يترددون في دعم بعضهم البعض أثناء ضغط المشاريع أو الاحتفال بإنجازات جديدة. نحن نفخر بكل خطوة تطور، ونعمل على خلق بيئة تجمع بين المهنية وروح العائلة، مع هامش واسع للأفكار الإبداعية.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والضيوف بابتسامة، والحرص على تقديم أفضل انطباع عن المكتب والشركة.
- الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني باحترافية وتحويلها للجهة المعنية.
- تنسيق جدول المواعيد والاجتماعات، والتأكد من تنظيم المهام الإدارية اليومية.
- إعداد وتنسيق المستندات والتقارير باستخدام برامج الأوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- دعم فريق العمل في تنظيم الملفات وتحديث قاعدة بيانات العملاء.
- (إذا توفرت لديكِ المعرفة) المساهمة في إدارة حسابات التواصل الاجتماعي للشركة، ومساعدة فريق التسويق بتصاميم جرافيكية بسيطة.
المؤهلات المطلوبة
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، مع القدرة على التواصل الواضح والمنظم.
- إتقان التعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- دقة في الملاحظة، وتنظيم في إدارة الوقت والمهام المتعددة.
- شخصية لبقة، ووجه بشوش مع رغبة دائمة في تقديم المساعدة.
- يفضّل من لديها خبرة سابقة في إدارة حسابات التواصل الاجتماعي أو مهارات في التصميم الجرافيكي (برامج مثل Canva أو Photoshop).
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال! نحن نؤمن أن الشغف والاستعداد للتعلّم أهم من الخبرة أحيانًا.
المزايا والفوائد
- راتب شهري مجزٍ يناسب خبرتكِ، مع زيادات دورية على الأداء والإنجاز.
- بيئة عمل مليئة بالطاقة الإيجابية والدعم المتبادل.
- فرص تدريب وتطوير مهني مستمر، سواء في المهارات الإدارية أو التصميمية.
- ساعات عمل مرنة عند الحاجة، والتزام واضح بالتوازن بين الحياة والعمل.
- أجواء عائلية مع أيام اجتماعية ومناسبات خاصة يحتفل بها الفريق سويًا.
هنا لن تشعري بالملل أو الروتين، فكل يوم يحمل فرصة جديدة للتعلم والتطور. ننتظر سيرتكِ الذاتية لنكتشف سويًا إلى أين يمكن أن تصل رحلتك معنا!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- ما هي الخطوات التي تتبعينها لضمان استقبال الضيوف بأفضل صورة حتى في أوقات الازدحام أو ضغط العمل؟
- صفي تجربة لكِ في الرد على المكالمات الهاتفية أو إدارة البريد الإلكتروني. كيف تتأكدين من نقل الاستفسارات أو الطلبات للطرف المناسب بسرعة ودقة؟
- كيف تساهمين في تنسيق جدول مواعيد مزدحم وضمان عدم حدوث تضارب بين الاجتماعات أو المواعيد المهمة؟
- ما مدى إتقانك لبرامج مايكروسوفت أوفيس؟ حدثينا عن موقف استخدمتِ فيه Excel أو PowerPoint لتنظيم أو عرض بيانات بطريقة فعّالة.
- إذا طُلب منكِ إعداد تقرير أسبوعي أو تنسيق مستندات متعددة بسرعة وجودة، كيف تديرين الوقت لضمان الإنجاز والدقة؟
- هل سبق وساهمتِ في إدارة محتوى حسابات تواصل اجتماعي أو إعداد منشورات أو تصاميم بسيطة باستخدام برامج مثل Canva أو Photoshop؟ شاركينا مثالًا عمليًا.
- احكي لنا عن موقف واجهتِ فيه زائرًا أو عميلًا غاضبًا. كيف تعاملتِ مع الموقف للحفاظ على صورة الشركة الإيجابية؟
- إذا وجدتِ نفسكِ أمام أكثر من مهمة عاجلة في الوقت ذاته، كيف تحددين الأولويات وتعالجين الأمور دون التأثير على جودة الخدمة؟
- في بيئة ديناميكية يغلب عليها الطابع العائلي والمرونة، ما الذي يلهمك لتقديم الأفضل يوميًا للفريق والزوار؟
- كيف تتصرفين لو لاحظتِ زميلًا جديدًا يشعر بالارتباك أو الانعزال في أجواء العمل؟ ما الخطوات العملية التي ستتبعينها لدعمه؟
- التواصل الفعال ركيزة أساسية لهذا الدور. كيف تقيّمين قدرتكِ على إيصال المعلومة بوضوح سواء كتابيًا أو شفهي