حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
مقدمة عامة عن الوظيفة
إذا كنت تجد نفسك تستمتع بالتواصل مع الناس، وتحب أن تكون أول من يستقبل الزوار بابتسامة دافئة، فقد وجدت فرصتك! مكتبنا للاستشارات الهندسية في قلب الشارقة يبحث عن موظف أو موظفة استقبال بدوام كامل ليكون الواجهة المشرقة للمكتب. هذا الدور لا يقتصر فقط على الرد على الهاتف أو ترتيب الجداول، بل هو نقطة بداية يوم كل فرد بالفريق — بإمكانك أن تترك بصمة حقيقية وتساهم في صنع أجواء عملية لطيفة ومنظمة. والجميل أنك ستكون جزءاً من بيئة مهنية راقية على كورنيش البحيرة في المجاز 1.
لمحة عن الشركة
وسط رائحة القهوة الصباحية وضحكات الزملاء المتبادلة، ينهمك فريقنا في تقديم أفضل الخدمات الهندسية للمواطنين والشركات في الشارقة. نحن نؤمن بأن الأجواء الإيجابية والحماس اليومي هما سر الإنجاز الحقيقي. بالرغم من التزامنا بجودة العمل والدقة الهندسية، نهتم أن يحس كل فرد بالانتماء والبساطة، نحتفل بالإنجازات الصغيرة والكبيرة، ونشجع روح التعلم والمبادرة في كل الزوايا. في مكتبنا، ستجد الاحترام متبادلاً بين الجميع — من المهندس إلى موظف الاستقبال، لأننا نؤمن أن كل دور يضيف قيمة حقيقية للمكان.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار بترحاب واحترافية، وتقديم المساعدة الأولية لهم حسب احتياجهم.
- الرد على المكالمات الهاتفية بشكل ودود، تحويلها للأقسام المناسبة أو تسجيل الرسائل المطلوبة.
- تنظيم وحجز مواعيد الاجتماعات مع العملاء والمستشارين، والتنسيق بين الفريق حسب الضرورة.
- متابعة البريد الإلكتروني الوارد وترتيبه، بالإضافة إلى استقبال وتسليم الوثائق والمعاملات.
- تقديم الدعم الإداري اليومي: تصوير الأوراق، تنسيق الملفات، المساعدة في تجهيز بعض التقارير البسيطة.
- الحفاظ على مظهر وترتيب منطقة الاستقبال لتكون دائماً جاهزة لاستقبال الضيوف والعملاء.
المؤهلات المطلوبة
- مهارات تواصل ممتازة (شفوية وكتابية باللغة العربية)، مع اللباقة وحسن الاستماع.
- قدرة عالية على التنظيم وتنسيق الأولويات، وسرعة الاستجابة لتعدد المهام اليومية.
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- شغف بالعمل مع الناس وروح مبادرة في دعم الفريق والضيوف على حد سواء.
مميزات إضافية ستكون محل تقدير:
- خبرة سابقة في دور مشابه أو في مكاتب استشارات هندسية.
- مستوى جيد في اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثاً.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب تنافسي يناسب الخبرة والمهارات.
- أجواء عمل ودودة يشجع فيها كل فرد الآخر على التطور والتعلم.
- ساعات عمل واعية تحقق توازناً جيداً بين العمل والحياة الخاصة.
- فرصة يومية للتواصل مع فريق متنوع من التخصصات والخلفيات.
- موقع المكتب المميز على الكورنيش، بالقرب من المواصلات والمرافق الحيوية.
نحن نؤمن أن الموظف الرائع يصنع الفارق، لذا إذا كنت تبحث عن بيئة تُشعرك بقيمتك وتمنحك فرصة النمو، مكانك معنا ينتظرك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثنا عن تجربة سابقة لك في الاستقبال أو خدمة العملاء، وكيف تعاملت مع إدارة الزوار في أوقات الذروة.
- ما هي الطرق التي تعتمدها لتنظيم جدول المواعيد والتنسيق بين فرق مختلفة، خصوصاً عند وجود أولويات متداخلة؟
- صف موقفًا طرأ لديك فيه أكثر من مهمة عاجلة في نفس الوقت (كالرد على هاتف وتسجيل الزوار وتجهيز ملفات). كيف أدرت الموقف؟
- كيف تتعامل مع عميل أو زائر غاضب أو غير راضٍ عن الخدمة، وما الخطوات التي تتبعها لتهدئة الموقف؟
- إلى أي مدى تشعر بالكفاءة في استخدام Microsoft Office، خاصة Outlook لترتيب الاجتماعات وإدارة البريد الإلكتروني؟
- هل سبق لك التنسيق الإداري لمكاتب هندسية أو شركات خدمات احترافية؟ ما أبرز التحديات التي واجهتها؟
- إذا كان هناك اجتماع طارئ وتعارض مع مواعيد أخرى محجوزة بالفعل، كيف ستتصرف لإعادة الترتيب دون إثارة استياء أي طرف؟
- كيف تصف أسلوبك في التواصل مع الزملاء ومدى قدرتك على التعامل مع أشخاص من تخصصات وخلفيات متنوعة؟
- ما الذي يجعلك تشعر بالحماس لبدء يومك في مكتب استشارات هندسية؟ وكيف تعتقد أنك ستُسهم في تعزيز الأجواء الإيجابية للفريق؟
- كيف تحافظ على مظهر منطقة الاستقبال وتحرص على أن تبقى المنظمة والواجهة مشرقة باستمرار؟
- أعط مثالاً على مبادرة شخصية قمت بها في عمل سابق لدعم الفريق أو تحسين تجربة العملاء.
- ما الخطوات التي تتبعها لتعلم مهارات أو تقنيات جديدة في العمل، خصوصاً عندما تكون بحاجة لتطوير أدوات الإس office أو مهارات اللغة؟
- هل سبق لك أن احتجت لتسليم مستندات أو وثائق هامة بشكل يدوي أو