حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحثين عن فرصة مميزة لصقل مهاراتك الإدارية والعمل في بيئة محفزة؟ مكتب استشارات هندسية في رأس الخيمة يفتح أبوابه لاستقبال سكرتيرة متمرسة للانضمام إلى فريقه النشيط بدوام كامل. إذا كنتِ بارعة في تنظيم التفاصيل اليومية وتحملين شغفًا لإنجاز الأعمال بسلاسة، فهذه الوظيفة قد تكون خطوتك القادمة نحو مسار مهني واعد في عالم المكاتب الهندسية.
لمحة عن المكتب
هنا في قلب النخيل برأس الخيمة، ستجدين فريقًا يقدّر التعاون ويؤمن بأن النجاح يأتي من التفاصيل الصغيرة. بيئتنا العملية تجمع بين الجدية وروح الفريق، حيث تلتقي الخبرة الهندسية مع التنظيم الإداري المحترف. نحن نحب البساطة في التواصل، ونحتفل بالنجاحات الصغيرة قبل الكبيرة. ستجدين زملاء يدعمونك ويشاركونك التحديات والإنجازات يومًا بيوم.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق جداول المواعيد والاجتماعات بدقة ومرونة.
- استقبال العملاء والزوار وتقديم الدعم اللازم لهم.
- إعداد وكتابة التقارير الإدارية والفنية بشكل منظم وواضح.
- متابعة البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية بكفاءة.
- تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات الهامة حسب المعايير المعتمدة.
- دعم الفريق الهندسي في إعداد العروض والمراسلات الرسمية.
- متابعة متطلبات المكتب الإدارية والتأكد من سير العمل بسلاسة.
- التعامل مع برامج الحاسوب المكتبية (Word, Excel, Outlook) باحتراف.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة عملية سابقة في مجال السكرتارية (ويفضّل داخل مكاتب استشارات هندسية).
- إجادة استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية (Microsoft Office).
- مهارات تنظيمية عالية ودقة في تنسيق المواعيد والملفات.
- قدرة على إعداد التقارير الإدارية بشكل احترافي.
- سرعة البديهة واللباقة في التعامل مع العملاء والزملاء.
- الاستعداد لتحمل ضغط العمل والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
لا تستوفين كل المتطلبات؟ لا بأس — نحب دائمًا التعرف على المواهب الطموحة!
المزايا والفوائد
- بيئة عمل داعمة ومليئة بروح الفريق.
- فرصة للتعلم والتطور المهني في مجال الاستشارات الهندسية.
- دوام كامل بموقع مميز في النخيل، رأس الخيمة.
- راتب ومزايا تنافسية تحدد بعد المقابلة.
- أجواء عمل مرنة ومساحة لتبادل الأفكار والاقتراحات.
هنا، ستشعرين بأنك جزء من عائلة صغيرة تهتم بنجاح كل فرد فيها، وتؤمن بأن التقدير يبدأ من أبسط الإنجازات اليومية. إذا كنتِ تتطلعين لخطوة جديدة في بيئة تحفّزك وتدعمك، ننتظر أن نسمع منك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- ما هي خبرتك السابقة في تنسيق جداول المواعيد والاجتماعات، وكيف تضمنين الدقة في تنظيمها خاصة في بيئة مكتبية مزدحمة؟
- صفّي لنا طريقتك في استقبال العملاء أو الزوار لأول مرة، وما الذي تفعلينه لترك انطباع احترافي وإيجابي؟
- كيف تتعاملين مع كتابة وإعداد التقارير، خصوصًا إذا طُلب منك جمع معلومات من عدة أعضاء في الفريق الهندسي؟
- أعطينا مثالًا على موقف اضطررتِ فيه لإدارة عدة مهام في وقت واحد تحت ضغط العمل، وكيف تعاملتِ مع ذلك؟
- ما الأدوات أو الأساليب التي تعتمدينها في تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة؟
- تحدثي عن تجربتك مع برامج Microsoft Office، وخصوصًا Word وExcel وOutlook، واذكري مواقف استخدمتها فيها بشكل فعّال لدعم عملك اليومي.
- إذا واجهتِ موقفًا كان فيه أحد العملاء غير راضٍ عن الخدمة أو واجه مشكلة، كيف تتصرفين عادةً لاحتواء الموقف؟
- لدينا روح عمل جماعي عالية في المكتب، كيف تساهمين في تقوية التعاون بين أعضاء الفريق، خاصة عند التعامل مع أقسام مختلفة مثل الإدارة والهندسة؟
- أحيانًا تتطلب طبيعة العمل في الاستشارات الهندسية مرونة في ساعات العمل أو المهام. كيف تتعاملين مع التغييرات المفاجئة في أولويات العمل؟
- كيف توازنين بين الحاجة للسرعة في الإنجاز وبين الحفاظ على الدقة والجودة في التفاصيل اليومية؟
- هل سبق وأن شاركت في إعداد عروض أو مراسلات رسمية لفريق هندسي أو إداري؟ ما هي الخطوات التي تتبعينها لضمان احترافيتها؟
- ما الذي يجذبك للعمل في بيئة صغيرة تشبه العائلة؟ وكيف تعتقدين أنكِ ستنسجمين