حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنتِ تبحثين عن بداية قوية في عالم الأعمال القانونية وتحبين أن تكوني الواجهة الأولى للشركة، فقد تكون هذه الفرصة هي ما تبحثين عنه تمامًا! نحن نبحث عن سكرتيرة عربية موهوبة لتكون موظفة استقبال في موقعنا المميز بالقرب من كورنيش أبوظبي. ستلعبين دورًا أساسيًا في تنظيم الأمور اليومية للمكتب، وستكونين نقطة الاتصال الحيوية مع عملائنا وتساعدين في إنجاز المعاملات الرسمية بسلاسة. إذا كنتِ تقدرين بيئة العمل المنظمة وترغبين في تطوير خبراتك الإدارية، فهذا المكان لكِ!
لمحة عن الشركة
فريقنا صغير ومتعاون، ونتعامل مع ملفات قانونية متنوعة تفرض علينا روحًا من الدقة والالتزام، لكننا نؤمن أيضًا بأن بيئة العمل يجب أن تكون إنسانية وداعمة. ستجدين في مكتبنا مساحة للتركيز والهدوء، مع أوقات استراحة ودردشة خفيفة تسهّل من ضغط اليوم. نحن في مرحلة نمو، ونحب أن نعمل مع أشخاص لديهم طموح لتطوير أنفسهم، ونقدّر جدًا المبادرة وروح التعاون بين أفراد الفريق.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والعملاء بابتسامة وترحاب، وتوجيههم إلى الجهات المعنية داخل الشركة.
- الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتنسيق المراسلات الرسمية.
- تنسيق الجداول الزمنية للاجتماعات والمواعيد ومتابعة الترتيبات اللازمة.
- إدارة الملفات الورقية والإلكترونية والتأكد من تنظيمها وسريتها.
- المساعدة في تحضير المستندات والمعاملات الحكومية ومتابعة إجراءاتها.
- دعم الفريق الإداري في المهام اليومية وتقديم يد العون عند الحاجة.
- استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية (Word, Excel, البريد الإلكتروني) بكفاءة.
المؤهلات المطلوبة
- إجادة اللغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثًا).
- خبرة سابقة في الأعمال الإدارية ويفضل في المعاملات الحكومية.
- القدرة على التعامل مع الكمبيوتر وبرامج أوفيس الرئيسية.
- مهارات تواصل ممتازة ولباقة في التعامل مع العملاء.
- يفضل أن يكون لديكِ إقامة على ذويكِ.
- العمر لا يزيد عن 30 سنة.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب شهري يبدأ من 2500 درهم ويصل حتى 3000 درهم حسب الخبرة.
- موقع عمل حيوي وسهل الوصول إليه في برج الفلاح، كورنيش أبوظبي الجديد.
- ساعات عمل منتظمة، وأجواء عمل هادئة ومحترمة.
- فرصة لتطوير مهاراتك الإدارية واكتساب خبرة في قطاع الاستشارات القانونية.
- فريق ودود يمنحك الدعم والتشجيع من اليوم الأول.
هنا ستشعرين بأنك جزء مهم من فريق صغير يقدّر مساهمتك ويحتفي بنجاحاتك اليومية. إذا رغبتِ في العمل معنا، أرسلي سيرتك الذاتية مع عنوان (سكرتيرة إدارية) على بريدنا الإلكتروني — ونتطلع لمعرفة المزيد عنك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- احكي لنا عن تجربة سابقة لكِ في استقبال العملاء أو الزوار. كيف كنتِ تتعاملين مع أول انطباع وتوجيههم داخل الشركة؟
- إذا اتصل أحد العملاء وكان متوتراً أو لديه مشكلة عاجلة، كيف ستتعاملين معه عبر الهاتف وتحت ضغط الوقت؟
- هل سبق لكِ التعامل مع معاملات حكومية أو مستندات رسمية؟ اعطينا مثالًا على نوع المعاملات وكيف تابعتِ إجراءاتها حتى الإنجاز.
- كيف تنظّمين جدول الاجتماعات والمواعيد بحيث تتأكدين من عدم حدوث تضارب أو نسيان مواعيد مهمة؟
- ما هي الخطوات التي تتبعينها للحفاظ على سرية الملفات والمعلومات في بيئة عمل قانونية؟
- في حال كان لديكِ عدة مهام إدارية مطلوبة في نفس الوقت، كيف ترتبين أولوياتك وتنجزين العمل بكفاءة؟
- ما مدى إجادتك لبرامج Word وExcel والبريد الإلكتروني؟ هل يمكنكِ وصف مهمة أو مشروع استخدمتِ فيها هذه البرامج بشكل مكثف؟
- إذا طُلب منكِ مساعدة أحد الزملاء في مهمة خارج نطاق مسؤولياتك الأساسية، كيف سيكون رد فعلك؟
- كيف تصفين أسلوبك في التعامل مع الزملاء في فريق صغير؟ ما الذي يحمسك في بيئة عمل تتسم بالتعاون والدعم؟
- احكي لنا عن موقف سبق وتعلمتِ فيه مهارة جديدة أو طوّرتِ من نفسك في العمل. كيف كان تأثير ذلك عليكِ وعلى الفريق؟
- في رأيك، ما الذي يجعل موظفة الاستقبال ناجحة وتترك انطباعًا جيدًا لدى العملاء؟
- إذا واجهتِ موقفًا غير متوقع أو تحديًا خلال اليوم (مثل عطل مفاجئ في النظام أو تأخير في معاملة)، كيف تتصرفين عادةً؟
- لماذا ترغبين في العمل في بيئة قانونية؟ وكيف تعتقدين أن هذه التج