حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
هل تبحثين عن فرصة جديدة في قلب عالم العقارات النشط؟ لدينا مكان شاغر لسكرتيرة تتقن العربية والإنجليزية، وتحب التنظيم وتجد متعة في العمل المكتبي اليومي. إذا كنتِ تبحثين عن وظيفة تتيح لكِ التواصل مع فريق حيوي، وتمنحكِ مساحة للتعلم والتطور، فهذه فرصتك! نحن في شركة عقارية ناشئة على شارع المطار في أبوظبي، ونبحث عن من تضيف لمستها الخاصة إلى بيئتنا المميزة.
لمحة عن الشركة
في كل يوم نصنع فرقًا في حياة عملائنا، ونؤمن أن نجاحنا يبدأ من الداخل — من كل فرد في الفريق. لدينا عادة الاحتفال بالإنجازات الصغيرة قبل الكبيرة، ونشجع كل موظف على مشاركة الأفكار مهما بدت بسيطة. نعمل في بيئة مرنة تهتم بالتفاصيل وتقدر التعاون، ونعتبر كل صوت مهم في رسم ملامح شركتنا. نحب القهوة السريعة في الصباح، ونقدر المواعيد الدقيقة، ونؤمن أن الابتسامة الصباحية تفتح أبواب النجاح.
المهام والمسؤوليات
- استقبال العملاء والزوار ببشاشة وترتيب مواعيد الاجتماعات.
- إعداد وطباعة العقود الإيجارية والتأكد من استكمال جميع المستندات.
- توثيق العقود عبر منصة "تم" بكفاءة واهتمام بالتفاصيل.
- تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إليها.
- إدارة الاتصالات البريدية والرد على المكالمات الهاتفية باللغتين العربية والإنجليزية.
- تنسيق جداول الأعمال لفريق الإدارة وتذكيرهم بالمواعيد الهامة.
- التعامل اليومي مع برامج Microsoft Office (وورد، إكسل) لإعداد التقارير والجداول.
- المساهمة في خلق جو إيجابي داخل المكتب ودعم الفريق عند الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
- إجادة اللغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
- خبرة جيدة في استخدام برامج وورد وإكسل.
- معرفة سابقة بتوثيق العقود الإيجارية عبر منصة "تم" أو استعداد قوي للتعلم السريع.
- قدرة عالية على التنظيم وترتيب الأولويات.
- مهارات تواصل ممتازة وحضور لبق.
- الاهتمام بالتفاصيل وحب ترتيب الملفات.
مميزات إضافية:
- خبرة سابقة في قطاع العقارات أو السكرتارية.
- الاعتياد على العمل مع أنظمة إلكترونية متنوعة.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعك على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب يبدأ من 3000 درهم — مع فرص للمراجعة الدورية حسب الأداء.
- ساعات عمل واضحة: من 9 صباحًا حتى 5 مساءً، مع التزامنا بالتوازن بين العمل والحياة.
- فريق صغير متعاون، وأجواء عمل مريحة.
- فرص تطوير وتعلم مستمر في مجال العقارات والإدارة المكتبية.
- موقع الشركة مركزي وسهل الوصول إليه في أبوظبي.
هنا ستجدين بيئة تقدر الجهد وتبحث دائمًا عن طرق جديدة لجعل العمل اليومي أكثر متعة وفعالية. إذا شعرتِ أن هذا المكان قد يكون محطتك التالية، يسعدنا التعرف عليك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تتعاملين مع ترتيب وتنظيم ملفات العقود الورقية والإلكترونية لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة؟
- حدثينا عن تجربتك في استخدام برامج Microsoft Word وExcel في إعداد جداول أو تقارير يومية، وما هي أبرز الوظائف التي تعتمدين عليها في كل برنامج؟
- إذا طُلب منكِ توثيق عقد إيجاري عبر منصة "تم" لأول مرة، ما الخطوات التي ستتبعينها لضمان دقة المعلومات وسرعة الإنجاز؟
- كيف تضمنين دقة التفاصيل عند إعداد العقود الإيجارية والتأكد من استكمال جميع المستندات المطلوبة؟
- في موقف استقبال عملاء يتحدثون العربية فقط وآخرين يتحدثون الإنجليزية فقط، كيف توازنين بين احتياجات الجميع وتضمنين تواصلًا فعالًا؟
- إذا واجهتِ ضغطًا في ترتيب مواعيد الإدارة وتذكيرهم بالاجتماعات أثناء توافد عملاء جدد، كيف تديرين أولوياتك في هذه الحالة؟
- شاركينا موقفًا واجهتِ فيه تحديًا في التواصل مع أحد أعضاء الفريق أو العملاء، وكيف تعاملتِ معه للحفاظ على أجواء إيجابية؟
- كيف تتصرفين إذا لاحظتِ خطأ بسيطًا في عقد أو وثيقة مهمة قبل تقديمها للعميل أو الإدارة؟
- ما الذي يحفزكِ أكثر في بيئة عمل صغيرة ومتعاونة، وكيف تساهمين في دعم الفريق وتعزيز الروح الإيجابية؟
- كيف تتعاملين مع الانتقال بين مهام متعددة في اليوم الواحد، خاصة مع طلبات الإدارة المفاجئة أو التغييرات الطارئة في الجدول؟
- ما أهمية الدقة والالتزام بالمواعيد بالنسبة لكِ في العمل المكتبي اليومي؟ وهل لديكِ طقوس أو أدوات تساعدكِ على ذلك؟
- إذا لم تكن لديكِ خبرة كافية في منصة "تم" أو في قطاع العقارات، كيف ت