حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
فرصة مثيرة لعشاق التنظيم والعمل الديناميكي! تبحث شركة رائدة في مجال الوساطة المالية وإدارة الأعمال، تتخذ من دبي على شارع الشيخ زايد موقعاً لها، عن مساعدة تنفيذية مميزة لدعم الرئيس التنفيذي بشكل مباشر. إذا كنتِ تفضلين بيئة عمل متحركة وتحبين أن تكوني في قلب الأحداث وتفاصيل الإدارة العليا، فهذه خطوة رائعة لمسيرتكِ القادمة.
لمحة عن الشركة
في هذه الشركة، لن تشعري أبداً أنك مجرد رقم في الهيكل المؤسسي. نهتم بالفعل ببناء بيئة تجمع بين الطموح والثقة وروح الفريق، حيث يتبادل أفراد الفريق الأفكار على فنجان قهوة صباحي ويحتفلون بنجاحاتهم معاً. نعمل بسرعة ولا نؤمن بالروتين الممل — هنا ستجدين التنوع والتحديات الجديدة كل يوم. الشفافية والثقة المتبادلة هي مفاتيحنا، ويؤمن الرئيس التنفيذي بأن نجاح أي شركة يبدأ مع الأشخاص الذين يقفون بجانبه عن قرب.
المهام والمسؤوليات
- إدارة وتنظيم جدول أعمال الرئيس التنفيذي بدقة ويومية، مع متابعة أي تغييرات أو مستجدات.
- متابعة الالتزامات والاجتماعات بشكل استباقي لضمان سير اليوم بسلاسة.
- حضور الاجتماعات الهامة عند الحاجة، وكتابة المحاضر أو تلخيص النقاط الأساسية بوضوح.
- تمثيل الرئيس التنفيذي أمام العملاء والشركاء وتقديم صورة مهنية للشركة في كل لقاء.
- إعداد وصياغة المراسلات والعروض التقديمية والوثائق الرسمية، مع الاهتمام بأدق التفاصيل.
- تنسيق خطط السفر، الحجوزات، والترتيبات اللوجستية الخاصة بالرئيس التنفيذي عند الضرورة.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بثقة كاملة ومسؤولية.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة سابقة كمساعدة تنفيذية أو في دور مشابه (يفضل في بيئة عمل ديناميكية).
- مهارات ممتازة في التنظيم والتخطيط وإدارة الوقت.
- إجادة اللغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثاً بشكل احترافي).
- براعة في التواصل؛ شخصية اجتماعية وتستطيع بناء علاقات إيجابية مع الجميع.
- حس المبادرة والقدرة على العمل تحت الضغط دون فقدان الهدوء والدقة.
- إجادة التعامل مع تطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وأدوات البريد الإلكتروني.
مميزات إضافية:
- خبرة أو معرفة في قطاع الوساطة المالية أو إدارة الأعمال.
- القدرة على تحرير وصياغة الوثائق الرسمية بسرعة واحترافية.
- خبرة في إدارة ترتيبات السفر الدولية.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نود سماعكِ على أي حال!
المزايا والفوائد
- راتب تنافسي يتناسب مع خبرتك.
- بيئة عمل حديثة في قلب دبي مع فريق متعاون وشغوف.
- فرصة للتعامل المباشر مع الإدارة العليا وتعلم أسرار عالم المال والأعمال عن قرب.
- ساعات عمل مرنة ودعم في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
- فرص للتطوير المهني من خلال ورش عمل ودورات متخصصة.
- أوقات استراحة ومساحات للعمل التشاركي بما يلائم أسلوبك الشخصي.
هنا ستجدين التقدير والثقة وفرص النمو، وكل يوم يحمل فرصة جديدة لخوض تجربة ومهارة مختلفة بين أيدي نخبة من المحترفين في المجال.
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- كيف تقومين عادة بوضع جدول أعمال يومي للرئيس التنفيذي، خاصة في الحالات التي تتغير فيها الأولويات بسرعة؟
- حدثينا عن موقف واجهتِ فيه تغييراً مفاجئاً في مواعيد الاجتماعات أو ترتيبات السفر وكيف تعاملتِ مع ذلك بفعالية؟
- ما الأدوات أو البرامج التي تفضلين استخدامها في إدارة الوقت وتنسيق الجداول، وكيف تضمنين تحديثها بشكل دقيق ومستمر؟
- شاركينا تجربة قمتِ فيها بتمثيل الإدارة العليا أمام عميل أو شريك مهم – كيف حافظتِ على صورة مهنية قوية للشركة؟
- عند صياغة وثيقة رسمية أو تحضير عرض تقديمي، ما الخطوات التي تتبعينها لضمان خلو المواد من الأخطاء وتحقيق أعلى قدر من الاحترافية؟
- كيف توازنين بين الحاجة إلى السرعة والتنفيذ الدقيق أثناء العمل ضمن بيئة ديناميكية ذات متطلبات متغيرة؟
- إذا طُلب منك تلخيص اجتماع طويل وغني بالنقاشات للرئيس التنفيذي، كيف تحددين النقاط الرئيسية وتقدمينها بوضوح وبساطة؟
- في حال مواجهتكِ لموقف يتطلب منكِ اتخاذ قرار دون الرجوع الفوري للرئيس التنفيذي بسبب حساسية الوقت، كيف تتصرفين وما هي معاييركِ؟
- عندما تتعاملين مع معلومات سرية تخص الشركة أو الإدارة العليا، ما الممارسات التي تتبعينها لحمايتها وضمان الخصوصية؟
- هل سبق وأن أعددتِ خطط سفر دولية معقدة؟ كيف تتأكدين أن جميع التفاصيل (حجوزات – تأشيرات – مواعيد) منظمة وبدون أخطاء؟
- الشركة تقدر روح المبادرة والانفتاح على الأفكار الجديدة. هل يمكنك مشاركتنا فكرة أو إجراء اقترحته سابقاً وساهم في تحسين سير العمل؟