حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
إذا كنتِ تبحثين عن وظيفة تضبط نبض الأيام وتضيف البهجة لكل حدث، فقد وصلتِ إلى المكان المناسب! نحن الآن في رحلة بحث، ونريد إضافة موظفة نشيطة لفريقنا المتخصص في تنظيم وإدارة المناسبات والفعاليات بمدينة الرياض – في قلب منطقة حوض 27 داخل مدينة أبوظبي. ستكوّنين حلقة الوصل بين حلم العميل وواقع الحفل، ودوركِ سيكون محوريًا في كل مناسبة ننجح بتنظيمها.
لمحة عن الشركة
داخل شركتنا، المناسبة ليست مجرد مهمة – بل تجربة حيّة نعيشها جميعًا من أول فكرة حتى لحظة التصفيق الأخير. نحب التفاصيل ونؤمن بأن الاحترافية تمزج الإبداع بالنظام. فريقنا صغير وحيوي وشغوف، نستمتع بالعمل المشترك والنجاحات الصغيرة مثل الكبيرة. ثقافة الفريق لدينا تشجّع على الأفكار الجديدة، ونلتقي كل أسبوع لنحتفل بما تحقق ونخطط لما هو أجمل. بالنسبة لنا، التوتر قبل الفعاليات محفّز وليس عبئًا.
المهام والمسؤوليات
- تنسيق وترتيب جميع تفاصيل الفعاليات والمناسبات حسب متطلبات العملاء.
- التواصل المستمر مع العملاء للتأكد من تلبية جميع احتياجاتهم وتوقعاتهم.
- متابعة تنفيذ الخطط على الأرض خلال الفعالية، والإشراف على فرق العمل المختلفة.
- إعداد تقارير دقيقة بعد كل فعالية تشمل الملاحظات والتوصيات للتحسين.
- رصد وحل المشاكل سريعًا أثناء التحضير وأثناء سير الحدث.
- مراجعة وحجز مواقع الفعاليات والتأكد من تجهيزها اللوجستي.
- التعاون مع الموردين والمتعهدين لضمان جودة الخدمات المقدمة.
المؤهلات المطلوبة
أساسيات نبحث عنها:
- خبرة سابقة في مجال تنظيم الفعاليات (ميزة إضافية وليست شرطًا أساسيًا).
- مهارات عالية في التنظيم، والقدرة على متابعة التفاصيل الكبيرة والصغيرة.
- قدرة بارزة على التواصل والمبادرة؛ عضوة فريق تبعث على الطمأنينة عند التعامل معها.
- مرونة وسرعة استجابة تحت ضغط تتابع المواعيد النهائية.
- إجادة استخدام الحاسب الآلي، ويفضّل معرفة برامج التنظيم مثل Excel أو أدوات إدارة المهام.
مميزات إضافية قد تزيد من فرصك:
- خبرة في التعامل مع الموردين أو شركات خدمات الفعاليات.
- اهتمام بتنسيق الديكورات أو ابتكار تجارب مميزة للحضور.
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس – نود سماعك على أي حال! شغفك قد يضيف للفريق ما لا يمكن للخبرة وحدها أن تقدمه.
المزايا والفوائد
- بيئة عمل تشجع التعاون والإبداع وتقدّر الإنجازات الفردية.
- ساعات عمل مرنة مع إمكانية الترتيبات الخاصة عند الحاجة.
- فرص مستمرة لتطوير المهارات وحضور تدريبات ودورات في المجال.
- دعم قوي من الفريق – الكل يساعد الكل، خاصة في الأوقات الحرجة.
- مكافآت للجهد المبذول ونجاحات الفعاليات.
- مكتبنا وجلساتنا اجتماعية ودافئة، مع تقاليدنا الصغيرة في الاحتفال بكل نجاح.
هنا، لن يكون كل يوم مثل سابقه، وستعيشين تفاصيل عمل نابض بالحركة والروح الجماعية. إذا كنتِ تؤمنين أن البهجة تصنع بالتخطيط الجيد والشغف — مكانك لدينا!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- احكي لنا عن تجربة سابقة لكِ في تنظيم أو تنسيق فعالية – كيف تعاملتِ مع التفاصيل المختلفة، وما هو أكثر جزء استمتعتِ به؟
- عند تجهيز فعالية، كيف تضمنين ألا يتم إغفال التفاصيل الصغيرة وسط الكم الهائل من المهام؟ هل لديكِ أساليب أو أدوات معينة في المتابعة؟
- اشرحي لنا كيف تتعاملين مع ظروف الضغط الشديد يوم الحدث، خاصةً عندما تظهر مشكلات مفاجئة تحتاج لحلول سريعة؟
- في حال طلب العميل منك تعديلات في آخر لحظة على مخطط الحفل، ما الخطوات التي تتخذينها لضمان تلبية رغبته دون الإخلال بجودة التنفيذ؟
- كيف تتواصلين مع الموردين لضمان التزامهم بالمواعيد والجودة المطلوبة؟ احكي عن مثال محدد لو واجهتِ تحديًا في هذا السياق.
- لديكِ معرفة ببرامج تنظيم المهام مثل Excel أو Trello – كيف توظفين هذه الأدوات في التخطيط أو متابعة الأعمال أثناء التحضير للفعالية؟
- في فريق صغير حيوي مثل فريقنا، نسعى دائمًا لابتكار أفكار جديدة. ما المبادرة أو الاقتراح الأكثر تميزًا الذي قدمته لفريقك في تجربة عمل سابقة؟
- أثناء الفعالية، انقسم الفريق حول آلية تنفيذ إحدى الفقرات، وكان الوقت محدودًا. كيف تديرين الموقف وتعيدين الفريق للانسجام والعمل المشترك؟
- إذا وجدتِ أن ديكور الفعالية المنفذ يختلف عن تصور العميل، كيف تتعاملين مع الموقف لضمان رضا العميل في إطار الوقت المتاح؟
- ما هي القيم أو المعايير المهنية التي لا تتنازلين عنها أثناء عملك، حتى في لحظات الضغط؟
- كيف تعبرين عن إنجازاتك بشكل يضيف للطاقة الإيجابية في الفريق؟ وهل تحتفلين بالنجاحات الصغيرة مع