حول الدور: المسؤوليات والمهارات والمتطلبات
مرحباً بك في فرصة مليئة بالحيوية وسط صخب مدينة دبي وديناميكيتها! نحن نبحث عن إداري مكتب (Office Admin) ذي شغف بالتنظيم وحب للعمل وسط الأجواء المتجددة. إذا كنت ممن يستمتعون بترتيب الأمور وجعل كل شيء يسير بسلاسة خلف الكواليس، فهذا الدور مصمم لك. وسط سوق العقارات سريع الخطى في الخليج التجاري، ستكون محور العمليات اليومي، وتدعم فرقنا بروحك المرحة واحترافيتك.
لمحة عن الشركة
تخيل نفسك وسط فريق متنوع الطموحات، محب للتجديد، يقدّر العمل الجاد بنفس قدر تقديره للمناسبات الجميلة الصغيرة في المكتب. نحن شركة تطمح أن تكون لكل عميل تجربة استثنائية، ونؤمن أن فريق الدعم الإداري هو القلب النابض الذي يمنحنا القدرة على التفرّد. ثقافتنا قائمة على التواصل المنفتح، ودعم الأفراد ليصلوا لأفضل نسخة من أنفسهم، ودوماً نحتفل بالإنجازات مهما كانت بسيطة. لدينا عادة أسبوعية لاجتماع إفطار قصير نشارك فيه ما تحقق ومنح لحظات التقدير، ولدينا سياسة باب مفتوح لكل سؤال أو فكرة.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم جميع المواعيد والاجتماعات والحرص على التذكير بها مسبقاً
- استقبال الزوار والعملاء ومنحهم انطباعاً احترافياً ودوداً في الوقت ذاته
- الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وتحويل الاستفسارات للجهات المختصة بكفاءة
- تنسيق عمليات حفظ السجلات الورقية والرقمية، وضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة
- متابعة المخزون وتوريد مستلزمات المكتب بشكل دوري دون انقطاع
- إعداد وتجهيز غرف الاجتماعات والمساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية الصغيرة
- تقديم الدعم اليومي لفريق المبيعات والإدارة في المهام المكتبية المختلفة
- المساهمة في خلق بيئة عمل منظمة تسهل العمل الجماعي
المؤهلات المطلوبة
- خبرة سابقة في دور إداري أو سكرتارية (سنة واحدة على الأقل)
- إتقان تام لبرامج MS Office خاصة Word, Excel, وأدوات البريد الإلكتروني
- قدرة استثنائية على التنظيم والمبادرة وحل المشكلات الصغيرة قبل أن تصبح كبيرة
- مهارات اتصال مكتوبة وشفوية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية
- قدرة واضحة على تعدد المهام في بيئة متغيرة سريعة الإيقاع
- روح تعاون عالية، ومرونة في أوقات الذروة أو عند وجود مهام عاجلة
مميزات إضافية
- معرفة أو خبرة سابقة بقطاع العقارات
- خلفية في التعامل مع أنظمة إدارة المكاتب أو CRMs
لا تستوفي كل المتطلبات؟ لا بأس — نحب أن نتعرف على أشخاص مميزين لديهم شغف بالتعلّم!
المزايا والفوائد
- مكان عمل حديث في قلب منطقة الخليج التجاري — قريب من جميع وسائل النقل والخدمات
- بيئة عمل متعاونة تعزز الانفتاح والدعم المتبادل داخل الفريق
- فرص تدريب داخلي وتطوير مهني حسب اهتماماتك وطموحاتك
- ساعات عمل مرنة ضمن أجواء توازِن بين الجدية وروح المرح
- فعاليات اجتماعية دورية للاحتفاء بالإنجازات وتعزيز الروابط بين أعضاء الفريق
هنا، نحن نقدر كل جهد ونرحب بكل فكرة جديدة. إذا أردت الانضمام لمكان يصبح فيه العمل اليومي جزءاً من رحلة ممتعة، نحن بانتظارك!
أسئلة ونصائح شائعة في المقابلات
لمساعدتك على الاستعداد والشعور بالثقة، إليك بعض الأسئلة التي قد تواجهها أثناء عملية المقابلة لهذا الدور.
- حدثني عن تجربة سابقة نظّمت فيها مواعيد واجتماعات متعددة لعدة فرق أو إدارات. كيف تمكنت من ترتيب الأولويات وضمان عدم وقوع تعارضات؟
- كيف تتعامل مع زائر يصل للمكتب بينما أنت منشغل بمكالمة هاتفية هامة واستفسار عاجل عبر البريد الإلكتروني؟ صف خطواتك لإدارة هذا الموقف.
- هل سبق وكنت مسؤولاً عن إدارة مخزون المستلزمات المكتبية؟ كيف نظمت عمليات التوريد وتجنبت حالات النقص؟
- ما الأدوات أو الطرق التي تعتمدها في تنظيم الملفات الورقية والرقمية بحيث يمكن الوصول إليها بسرعة عند الحاجة؟ هل تفضل نظاماً معيناً ولماذا؟
- احكِ عن موقف اضطُررت فيه للتصرف بسرعة لاحتواء مشكلة إدارية قبل أن تتفاقم. ما الخطوات التي اتبعتها؟
- ما مدى إتقانك لبرامج MS Office، خاصة Excel وWord؟ اشرح مهمة قمت بها استخدمت فيها هذه البرامج لدعم المكتب.
- هل لديك خبرة في العمل مع أنظمة إدارة المكاتب أو CRMs؟ كيف كان دور هذه الأنظمة في تسهيل أعمالك اليومية؟
- كيف تتكيف مع أيام العمل التي تتغير فيها الأولويات فجأة أو تظهر فيها مهام عاجلة غير متوقعة؟ أعط مثالاً عملياً من خبرتك.
- عندما يُطلب منك دعم فريق المبيعات، ما نوع المهام التي تفضل المساهمة فيها؟ وهل لديك تجربة تنسيق فعالية أو تجهيز اجتماع؟
- كيف تساهم عادة في بناء بيئة عمل إيجابية تدعم التعاون بين الزملاء؟ شاركنا تجربة قمت فيها بتقريب الفريق أو تحسين الأجواء العامة.
- تخيل أن لديك فكرة لتحسين إجراءات المكتب أو تجربة العملاء الداخلية. كيف تشارك فكرتك مع الإدارة أو الفريق؟
- ما الذي يجذبك للعمل في قطاع العقارات تحديدًا، وهل لديك معرفة مسبقة به أو رغبة